文件与记录管理程序

文件編號 P-014 C0 文件頁次 2004年11月30日 1 文件與資料管制程序 1. 目的： 版本版次 制訂日期 為確保質量管理體系/環境管理體系,對相關單位所制定之各項文件與資料予以系統化管理,以保證文件與資料的準確性、適用性、鑒別性以及維護文件的管制效果。 2.范圍： 管制文件的制、修、廢、發、存均適用之。 3.定義： 3.1DCC:文件管制中心。 3.2文件: 3.2.1內部文件:工廠內部自行規劃或參考外來資料制定發行的書面文件,如品質手冊、程序書、指導書、表單等。 . 3.2.2外部文件:非本工廠內部制定的文件與資料,包括外部標準和法規、客戶圖面等資料。 3.2.3管制類文件:是工廠質量體系運行中作業的依據性文件(含內/外部文件),需作變更修訂,受到更改的控制。 3.2.4非管制類文件:作業參考文件或與產品品質無直接關系的文件,只做登錄不需作變更管理的文件。 4.作業流程圖: 輸入 法律、法規、顧客要求;品質信息; 變更需求 作 業 流 程 圖 文件制 /修/廢 相關文件 / 表單 品質手冊、環制定 a. 制訂:文件之制訂視需要由適當單位之人員,《文件制修境手冊、程序廢申請單》 單位 依各類文件之格式制訂(參照附表)並填寫「文書、作業指導《文件制修件制修廢申請單」,再依權限表審核。 書、技術文廢履歷表》 件、表單 b. 修訂:文件與資料若有需修改或增訂者,由申輸出 重 點 提 示 請人填寫「文件制修廢申請單」注明申請理由及填寫修訂內容,依權限表審核。品質手冊、程序書及指導書,修訂後由DCC記錄于「文件制修廢履歷表」,且文件制修廢履歷表應保留5次變更以上的記錄。其本次文件的修訂之文字以粗斜體文字表示在該文件上,以利識別。 c. 廢止:文件與資料若不符合現狀須廢止時,得由制訂單位填寫「文件制修廢申請單」注明廢止原因,依權限表審核。文件廢止後,原文件之編號不得重復使用。 d. (啟弘)技術文件不使用文件制修廢申請單,制訂時於技術文件上作審核,修訂、廢止時依變更管制程序執行變更後於文件上審核,廢止則依變更通知單審核。 權責 單位 DQX INC. 文件編號 P-014 C0 文件頁次 2004年11月30日 2 文件與資料管制程序 輸入 作 業 流 程 圖 輸出 權責 部門 版本版次 制訂日期 相關文件 / 重 點 提 示 表單 e.外部管制類文件:文件制訂、修訂、廢止之申 請及審核、核準同上辦理。外部文件之購入視同制訂,更新視同修訂,廢止為不再使用。 品質手冊、環境手冊、程序書、作業指導書、技術文件、表單 審核後的文件 依照文件的版本版次的編號原則進行編號 編號/版次 NO YES NO 審核後的文件 審核 部門 a. 審核權限見補充說明5.1。 主管/ 管理 b.文件若有爭議時,得提送管理代表核決。 代表/ 經理 核準後的文核準 件 正式文件發行 管理 a. 核準權限見補充說明5.1。 代表/ 經理 號不應有重復之情形。 b.文件編號原則: I.品質手冊為QM001。 II.二、三、四階文件見補充說明5.2。 III.外部管制文件編號見補充說明5.2。 c.版次見補充說明5.3。 DCC a.文件編號管制:由DCC正式統一編號,文件編《目錄》 由管代簽核文件的分發範圍表 分發、回收 依照『文件分發範圍表』進行『文件分發繳回記表』分發及回收,且原稿留文管中心保存 DCC a.一、二、三文件經核準後DCC根據管理代表《文件分發簽批「文件分發范圍表」影印相應份數並加范圍表》 蓋“文件發行章”(附件一)發行相關部門,同《文件分發時于「文件分發繳回記錄表」簽收。 時應注意數量及內容之完整性,並由繳回單則于備注欄上注明之。 c.四階文件由DCC依各單位需要分發各單位,並由各單位于「文件分發繳回記錄表」簽收。 d.修訂及廢止時,由DCC回收舊版文件,「文件分發繳回記錄表」簽收,若有遺失則于備注欄上注明之。 繳回記錄表》 單》 一覽表》 b.修訂及廢止時,應由DCC回收舊版文件,回收《文件申請位于「文件分發繳回記錄表」簽收,若有遺失《送樣登記 DQX INC.

文件編號 P-014 C0 文件頁次 2004年11月30日 重 點 提 示 e. 對外文件之分發,則由需求單位填寫「文件申 請單」, 分發時需加蓋“對外發行章”(附件一); f. 業務課對外發出的送樣承認資料,業務課依「送樣登記一覽表」做記錄管控,且承認資料的回傳須交文管中心蓋外來文件發行章分發給相關單位(如果客戶只是做了口頭的承認,且業務需代客戶簽核生效進行發行). g.外部文件對內分發,文管則按管理代表簽批「文件分發范圍表」影印相應份數並加蓋“外來文件參考章”(附件一)發行相關部門,同時于「文件分發繳回記錄表」簽收。 文件的資料登入目錄,加蓋作廢章或舊版章 DCC a.DCC將文件加以分類歸檔,並建立「目錄」。 《目錄》 b.經發行之管制性文件原稿,均由DCC列冊保《文件分發存。各單位不得持有舊版件,DCC對歷次變更繳回記錄表》 之原稿蓋“舊版章”(附件一)予以保存。如《文件申請有必要須保有舊版文件,則于「文件分發繳回單》 文件檔案管理 記錄表」之備注欄說明之,並簽章。 c.自各單位回收舊版無效文件由DCC銷毀。 d.文件須置于容易維護及取得之地點,且作業場所應持有相關之適當文件。 e.文件如需求份數增加、缺頁、破損、模糊或客戶需要等,得由需求單位填寫「文件申請單」向DCC申請補發,不得自行影印處理,其分發作業依上辦理。 f. 經核準發行管制性文件,由DCC登錄于 「文件管制總覽表」不含技術文件。修訂通過之文件,DCC須變更「文件管制總覽表」中該項資料之最新版別。廢止通過之文件,由DCC負責廢止作業,並于「文件管制總覽表」中該項資料之備注欄注明廢止,廢止後的文件原稿須加蓋紅色“作廢章”(附件一)。 相關文件 / 表單 文件與資料管制程序 輸入 作 業 流 程 圖 輸出 權責 單位 版本版次 制訂日期 3 遺失文件的申辦,申請部門填寫『文件申請單』; 收回的舊文件管理 DQX INC.

文件編號 P-014 C0 文件頁次 2004年11月30日 重 點 提 示 g.DCC于每年3、6、9、12月發行最新「文件 管制總覽表」且分發各單位,以便使用單位自行核對其使用之文件是否為最新文件。 擬定機密文件權限一覽表經審效發行 機密文件管理 機密文件的各單位 a.DCC制定《機密文件權限一覽表》經審核後《機密文件管控 生效。 b.相關部門的機密文件管理須按《機密文件權限一覽表》執行。 c.MIS於每星期一將最新的機密文件傳至TWN做網絡備份的保存管理。 終端指標:每月的文件發放的錯誤數。 資源：計算機、E-mail、傳真、電話、打印機、等。 權限一覽表》 相關文件/ 表單 文件與資料管制程序 輸入 作 業 流 程 圖 輸出 權責 單位 版本版次 制訂日期 4 5.補充說明: 5.1文件審核、核準權限: 類別 文件种類 品質手冊 環境手冊 程序書 內 部 指導書 表單 技術文件 BOM單(成品厂) 外部 制/修/廢 DCC DCC 責任部門 責任部門 責任部門 責任部門 責任部門 責任部門 審核 管理代表 管理代表 廠區經理 部門主管 部門主管 部門主管 專案負責人 部門主管 核準 廠區最高主管 廠區最高主管 廠區最高主管 廠區經理 廠區經理 廠區經理 部門主管 廠區經理 原稿保存 DCC DCC DCC DCC DCC DCC DCC DCC 外部管制文件 DQX INC.

文件編號 P-014 C0 文件頁次 2004年11月30日 5 文件與資料管制程序 5.2文件編號原則如下: 5.2.1二階文件編號原則： □ - □□□ A B 說明: A : 程序書為P。 B : 程序書展開之流水號。“001~999”…… 5.2.2三階文件編號原則: □□ - □□□□ A B 說明: A : 啟弘指導書為OW,天溢指導書為PW。 B : 指導書展開之流水號。“0001~9999” 5.2.3四階文件編號原則: □ - □□□ □ A B C 說明：Ａ：表單為F。 B: 表單之流水號。“001~999” 版本版次 制訂日期 C：表單之版本號，以“A” “B” “C”…… “Z”表示之。 5.2.4技術文件: 5.2.4.1啟弘技術文件編號依『OW-0280技術類文件編碼指導書』執行其內部的技術文件的編號 ,並分別以目錄管制各類的技術文件之版本.. 5.2.4.2天溢技術文件編號 (1).產品結構表編號原則: □□□ □□□ - □□ A B C 說明: A:表示BOM。

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文件編號 P-014 C0 文件頁次 2004年11月27日 6 文件與資料管制程序 B:該類別中的流水號。“001~999” C:以5.3.1為准。 版本版次 制訂日期 (2) 工程圖紙、設計資料、位置圖面編號原則: □□ □□□ - □ A B C 說明: A:為文件之類別。 例:工程圖紙為ST,設計資料為SJ,位置圖面為SW。 B:該類別中的流水號。“001~999” C:為版本,以“A”、“B”、 “C” 、……“Z”表示之。 5.2.5外部管制性文件之編號： □E □□□ A B 說明： A：外部管制性文件之代號啟弘為OE,天溢為PE。 B：為流水號。“001~999” 5.3版本、版次： 5.3.1 品質手冊、環境手冊、程序書、指導書及BOM等管制性文件： (1)版本:版本以字母“A……Z”表示,第一版作成用“A”。 (3)當內容經五次修訂后，則須變版,即由A5(B5、C5……)相對應的升為B0(C0、D0……)。 (4)當內容有小部分修訂時,則須將改動頁作相應的版本及版次的變更。 說明1:相關TS過程的程序書現由不同的各版本版次統一變更為:CO。 說明2:封面版本是管控頁版次管制內容,頁版次管制為對應頁的內容。 例:X頁內容第一次修訂時,版次由A0升為A1,即封面版本也由A0升為A1;當X頁第二次修訂或其它頁第一次修訂時則第X頁版次由A1升為A2,其它頁由A0升為A1,則封面須由A1升為A2,以此類推。 5.3.2工程圖紙、規格書、設計資料、位置圖面、 表單： (1)版本以“字母”表示，首次制訂版本以“A”代表。 (2)當內容經修訂后，得更換版本時，則代號“B”依字母遞增。 5.4流程圖的表示法:開始和結束用“ ” 表示,;流程中用“ ”表示;審核、核準和檢驗用“ ”表示;審核、核準通過用“YES”表示,未通過則用“NO”表示,檢驗合格用“OK”表示,不合格則用“NG”表示。 (2)版次:版次以阿拉伯數字“0..1 2…5”表示,第一次作成用“0”。 DQX INC.

文件編號 P-014 C0 文件頁次 2004年11月30日 7 文件與資料管制程序 6.附件: 附件一: 文件發行章 對外發行章 作廢章 外來文件參考章 外來文件發行章 舊版章 版本版次 制訂日期

DQX INC. 文件編號 P-014 C0 文件頁次 2004年11月30日 8 文件與資料管制程序 版本版次 制訂日期 7.附表 附表一:品質手冊、程序書、指導書之標準格式封面 文件編號 : OBO PRO.2 INC (文件名稱) . 制訂部門 : 制( 修 )日期 : 年 月 日 版 本 : 頁 版 次 管 制 頁次 版次 1 2 12 22 32 3 13 23 33 4 14 24 34 5 15 25 35 6 16 26 36 7 17 27 37 8 18 28 38 9 19 29 39 10 20 30 40 頁次 11 版次 頁次 21 版次 頁次 31 版次 核 准 審 核 制 訂

DQX INC. 文件編號 P-014 C0 文件頁次 2004年11月30日 9 文件與資料管制程序 附表一:表單標準格式 版本版次 制訂日期 DQX INC. ( 表 單 名 稱 ) (表單編號)