校友会管理方案系统开发文档.docx

XX软件公司

目录

一、 立项背景、意义和重要性 ...................................... 错误 !未定义书

签。 项目背景 ......................................................... 错误

意义和重要性 ..................................................... 二、 项目建设方案 ................................................ 校友服务管理系统总体方案 ......................................... 系统用例 ......................................................... 三、 经费预算 ..................................................... 四、 开发进度安排 ................................................. 错误

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、立项背景、意义和重要性

项目背景

校友资源犹如一座宝藏，对高校的发展建设有着不可替代的重要作用，是高校工作

的重要组成部分。XX大学校友会建立于30年代，恢复于80年代。社会主义经济发展时期 的校友会与时俱进，在和校方领导的支持下，积极有效地开展工作，取得了通过校友为 学校的建设发展献计岀力的成效。同时，为校友会工作的拓展奠定了基础。

传细

但在XX大学以往的校友管理工作中，仍延续使用传统的管理方法来进行管理，的

管理方法存在着：收集校友信息时间漫长，要耗费大量的时间和精力；信息材料收集量 大，手工操作，难以保证信息材料的准确性；校友随着时间的推移发生的变化情况无法 及时更新等弊端，这个弊端将导致母校与校友分会之间；母校与校友之间；校友分会与 校友之间；校友与校友之间无法及时交流和沟通，从而不可避免地会降低校友会的作用， 使校友会流于形式。鉴于校友会的重要性和管理的长期性和动态性，有必要引进信息化 手段来提高管理质量和效率。

意义和重要性

XX大学是一所有着悠久历史、文化省重点大学，在国内外具有一定的知名度，多年来 为国家和

社会培养输送了不少优秀人才，所培养输送的人才如今遍及国内、外的各个 领域，有的甚至是国际、国内的知名人士，也就因为这些知名人士而提高了 知名度。在校友会的管理中采用信息化管理手段，

XX大学的

不仅提高了校友会的管理质量和效率，

XX大

把校友有效地联系、组织起来，同时也向社会、向分布在国内、外的校友展示了 学在由传统管理向高新科技管理转变的新发展和新面貌。

由此，吸引更多的校友及社会

人士关注和关爱XX大学的发展，积极为 XX大学的建设添砖加瓦。同时，作为 XX省的 一流高校，

XX大学的信息化建设也代表着 XX省高校的先进水平，而作为高校管理不可

缺的一个重要部分，校友管理的信息化、标准化也是势在必行的。

、项目建设方案

校友服务管理系统的建设，使得学校可以准确及时掌握校友信息，校友可以了解母 校近况，还加强了校友与校友，校友与母校之间的联系，对于学校的建设、发展都有着 至关重要的作用。结合 XX大学校友会的实际工作情况，以及现代化、合理化的指导原 则，给岀了校友服务管理系统的设计

方案。

校友服务管理系统总体方案

图1:校友服务管理系统总体功能结构图

校友服务管理系统，总体上分为六个部分，分别为：校友门户站点、捐赠系统、校友社 区、邮件管理、系统管理、校友数据管理。其中，系统管理、校友数据管理主要面向校 友会系统管理员使用，用以完成校友服务管理系统的后台管理、配置功能。校友门户站 点、捐赠系统、校友社区除了支持后台配置，还主要面向广大校友及一般网络游客，是 校友服务管理系特对外提供功能的窗口。

图2校友门户站点

校友门户站点：

校友网站是校友日常沟通、交流互动的平台，名校友能够查看网站新闻和资讯，其中 包含了可以自定义的新闻栏目，如常见的：校友会简介、校友联谊、校友工作、今日校园、 校友风采、校友期刊等。

同时，除了提供新闻、通知等信息，校友门户还承担着整合校友服务管理系统各个

子功能的重要任务。如对校友社区的优秀内容或活跃校友进行推荐；显示正在进行的捐 赠活动及其进行的情况。校友们还可以从门户站点登陆，以便进一步享受校友服务。

在实现以上功能的同时，针对XX大学校友分布广、层次多的实际情况。很多校友长

年在国外工作，所以校友服务管理系统的多国语言支持是十分必要的。在完成中文系统 的同时，需要充分考虑多语言环境的情况。

图3捐赠管理子系统结构图

捐赠管理:

目前，国家的投入还不能完全满足高等教育发展的需要。随着各校区的发展建设，

母校通过多种渠道筹集建设资金。虽经各方大力支持，但资金己成为学校进一步发展之羁 绊。捐赠系统提供方便快捷的在线捐赠功能，校友可以随时登陆系统，利用银行 卡既可实现在线捐赠。校友总会工作人员还可以从后台维护校友的其他捐赠信息，

如校

友的支票现金捐款或亲临校友总会的捐款或捐物。捐赠统计提供捐赠信息的实时查询和统 计，便于及时掌握校友捐赠情况。

图4校友社区

校友社区：

校友社区是各级校友和校友总会的枢纽，起着上传下达的联系作用，在校友总会的 领导和指导下，管理本级的校友，为本级校友提供一个信息交流平台。

D校友录，校友名册

系统提供面向不同用户，不太详细程度的多级校友录。分别是校友花名册、知名友录、 班级校友录、地区分会校友录。校友花名册主要面向普通网络游客，其中仅包含简单的年 度，专业，姓名校友名册。知名友录：由校友会管理人员建立的知名校友名录，

可以查看知名校友的事迹简介。班级校友录：以原班级为单位制作校友录。分会校友录: 以地区、行业等建立的不分班级、届别、专业制作的校友录。

2）校友信息维护：

希望登录校友系统的校友需要首先进行注册，注册时将校友填报的信息和数据库中 的校友信息匹配以进行身份验证，如果验证成功则说明该校友存在允许其注册成功并登 录系统，如果验证失败则校友提交个人信息到校友总会， 册成为本校校友，享受校友网站提供的各项服务。

校友总会审核通过后可成功注

注册校友可以更新自己的工作单位，联系地址等个人信息，以便其他校友及时取得 联系。

3）校友分会管理:

校友总会是校友会的最高管理系统，因而具有最高权限，其职能是通过系统了解掌

握各级校友分会的交流动态，并对各级分会的交流活动给予一定指导；对校友会的运作系统 进行维护和管理，保证校友信息的通畅性和校友数据的准确性和安全性。

各级校友分会成立程序：

校友通过校友网站向校友总会提岀成立本地区、本班级、本社区校友分会的申请， 校友总会对申请进行审核，审核通过后分会建立。各级分会成立后，个人校友可视自身 情况申请加入分会，个人校友既可申请为地区分会校友，又可申请为班级分会校友。成 为分会校友后，个人校友还可申请为分会管理原，管理和服务校友分会。

4）班级管理：

大部分情况下，校友班级由校友总会管理人员建立、维护。但少数情况下可有校友

发起建立或修改班级信息，经管理人员审核后，可以建立新的班级。每个班级设有1, 2个管 理员，负责维护班级的成员列表以及班级的微博、相册等功用信息。

图5邮件管理

邮件管理：

管理校友登记的邮箱，校友系统提供单独发邮件和群发邮件两种邮件解决方案。单 独发邮件适用于定位单个校友发邮件的应用。

群发邮件适用于各种需要发送邮件到大量

地址的应用。用户可以按照需求定义不同邮件组，进行群发邮件操作。系统提供邮件模 板支持，可以创建和修改邮件模板，更加方便创建各种邮件。

图6系统设置

系统管理:

校友会管理人员用于管理、维护校友服务管理系统的各项内容和功能。组织结构管 理：管理学校学院、专业信息，提供学院

/专业的合并功能。授权管理：配置校友注册

如行业级别、职务名称等。

认证字段等信息。代码设置：设置校友系统使用的特殊代码，

内容管理是校友会宣传的窗口，提供到校友门户的信息发布和维护功能。

图7校友数据管理

校友数据管理：

校友数据管理是校友服务系统的基础，系统开发的重点。校友基础数据分为学历校 友以及非学历校友，其中非学历校友需要通过导入工具将校友数据导入系统，学历校友 除了使用导入根据外，还可以直接从数字校园平台中获取毕业离校学生数据，减轻工作 人员负担。此外，系统支持通过校友网站进行注册，注册时，系统判断校友信息是否入 库，对未入库的校友信息在提交校友总会审核通过后自动补充入库。

系统提供校友关联功能，能够关联校友的多次在学记录。如本科、硕士、博士都在 同一学校，经过系统关联后，查看校友信息时能够同时查看到其所有在学信息。同时校 友本人也可以通过系统实时更新个人信息，使校友总会能够尽快地收到校友的准确信息。

名校友、特殊校友以及对学校有特殊贡献的校友，系统提供单独的管理和维护。以 及相关的知名校友路，事迹介绍等功能。

校友信息备份/恢复：校友总会管理员能够将校友数据定期备份，如果发生误删除 等操作，能够将校友数据恢复到备份时刻。

数据导入导出：数据导入提供数据平台数据导入方式和外部数据导入两种方式。数 据导出时，可选择字段进行导出或者以校友通讯录的方式导出，便于使用。

系统用例

经过对客户需求的分析及对系统功能的提炼，得到校友服务管理系统主体功能如 下：

图8校友服务系统总体用例图

校友服务管理系统，主要操作人员可以归纳为： 管理员、校友会管理人员。

网络游客、普通校友、分会（班级）

校友会管理人员：有系统超级管理员指派，一般有XX担任。大学校友总会相关工作人员 负责校友数据管理，门户内容分布、校友信息审核等。

分会（班级）管理员：每个班级和分会可以有

1吆个管理人员，负责本分会的人员

组织，以及留言，相册等功用信息的维护。分会管理员和分会秘书长等行政职务无硬性 联系。

普通校友：通过校友系统注册、认证的校友，可以登录校友社区，享受校友服务、 参加社区互动。游客：普通的网络游客，可以查看校友门户的各种新闻，以及浏览校友花名册。

三、经费预算

XX大学校友服务系统相关工作的预算方案，

对应本报告中各项工作计划及安排， 完

成各项计划任务所需的调研、设计、开发、技术引进、集成部署等方面的成本。经费分 为硬件基础设施费用和软件系统建设、实施费用。

基础设施：包含服务器硬件购买费，服务器软件购买、安装实施费，该部分费用会 由于服务器型号、目标集成系统等的不同，在实际工作中将有浮动的可能。由此，校友 服务管理系统基础设施估算为万元。具体如下：

预算科目 合计（万元） 校友数据专用服务器 校友系统前端应用服务器 W hdows 2008 R 2操作系统 SQL 2008 R2数据库 合计： 软件系统建设：软件系统建设是一个复杂、庞大的系统工程。校友服务管理系统除了 自身的开发费用，还要考虑到数字校园数据整合、银行接口、多国语言支持等的费用情况。 同时，校友基础数据建设涉及内容繁杂，容量巨大，仅目前阶段尚未完全整理的校友数据 就有十万之多；如果对数据进一步规整，收集其数量还将不断增长，因此其建

URP系统集

设、维护都是一个持续递增的过程。其中，工程辅助产品、银行捐赠接口、 成接口开发费等为概算费用，根据开发过程中的实际难度可能会有所浮动。

校友服务管

理系统软件系统建设、实施费用预算为XXX万元。具体如下：

预算科目 合计（万元） 调研费用 校友基础数据建设 校友服务系统管理后台 校友服务系统管理捐赠 /社区/门户 数据集成接口开发（与XX大学URP集成） 系统实施、培训 系统开发支持平台及其它工程辅助产品 合计： （V isuais tιdi）2010 等） 校友服务管理系统预算费用总计： XXX万元。

四、开发进度安排

针对XX大学校友服务系统相关工作任务时间紧、任务重、协调复杂的实际情况。

为保质保量按时完成XX大学校友服务系统相关开发、部署、连调等工作任务，整个项 目按其重要性和紧迫性，整个项目分为：需求、方案制定阶段、管理后台设计实现阶段、 校友门户阶段、捐赠/社区子系统实现阶段以及校友服务系统整体整合阶段。每个阶段 性成果可以逐步投入使用，以加快校友服务系统整体建设。针对以上工作，拟定的时间 进度安排如下：

任务 校友服务系统需求,初步设计 校友会需求了解 需求规约编写，确认 校友服务系统数据库设计 校友服务管理系统台设计实现 慕体结孩设计 开始时间（ 年） 完成时间（ 4月1「 I 4月H E I 4月2 E I 4月8 E I 4 月 12「 I 1 4 月 12 E 年） 1 )] 12 日 4月2日 4月7日 4月12日 4 H 30 ∏ 4月15日 分级管理权限设计 分会/班级，组织结构管理

4 月 14「 I 4 月 19 E I 4月19日 4月21日 校友基本资料管理 校友查询/检索 校友资料后台管理测试，培训 校友服务管理系统门户 校友分级授权实现 内容管理设计实现 校友门户站点 4月21日 4月23日 4 月 27 口 4月30日 4 月 30 I l 5月11日 5 月 14 Fl 5月19日 4月23日 4月27日 4 刀 30 Fl 5月21日 5 月 IIrl 5月18日 5 月 21 口 6月14日 6 月 17 n 6月24日 校友社区 子系统整合

5 月 28 n 6 月 17 Fl XX软件公司

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