2013年黑龙江省继续教育 档案思考题案

2013年档案系列思考题答案

（本次作业要求初级职称学员答1、2、3、4题，中高级职称学员答3、4、5、6题）

3.简述档案信息数字化的原则有何实践意义?

在分析现状和总结经验的基础上确定档案信息数字化的实践原则，对于保障档案信息数字化最终“产品”的质量、效能具有指导作用。（1）安全保真原则，能够满足对档案进行真伪辨证、文字校勘、原件对照以及文物鉴赏等方面的利用需求。（2）内容整理原则，主要适用于以内容保真为主的档案“数字文本版”。档案信息数字化形成的“产品”应当具有数字档案的“信息应用性”特征，使其能够具有超文本浏览阅读、全文检索以及对科学研究的综合支持功能。（3）注重效益原则。档案信息的数字化工作面广量大，耗时耗财，应在充分调研的基础上选择最优的档案信息数字化方案，而注重效益原则主要是根据各级各类档案馆的馆藏基础与物质条件素进行综合考虑而设置的档案信息数字化建设原则。（4）有利共享原则主要是基于档案信息数字化成果必须适应网络传输利用的目的而提出的。建立档案信息数据库是档案信息数字化建设的基础。在开展档案信息数字化建设过程中，必须始终坚持与现代网络技术应用结合起来，并将其作为档案信息数字化建设工作的出发点与落脚点。

4.简要分析数字档案馆与实体档案馆之间的关系。

（1）实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础。相当部分的档案必须依靠现行档案馆去进行收集、加工整理，然后转换成数字形式才能上网提供利用，数字档案馆所提供的档案信息的原生性、真实性和可靠性也必须以实体档案馆馆藏的相关档案作为保障。

（2）数字档案馆对实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求。实体档案馆的馆藏档案经过数字化处理并上网提供利用后，可以使用户实现远程快速查找利用。这就客观上要求实体档案馆在开展馆藏建设时必须自觉地将自己纳入到地区、专业、全国，甚至全球的档案信息网络中，使各档案馆上网的档案信息资源各具特色，互不重复。

（3）数字档案馆为实体档案馆提供了新的管理和服务机制。数字档案馆把逻辑的、动态的档案信息资源和信息管理系统引进了实体档案馆，构建了一个虚拟的档案信息环境，打破了实体档案馆及其馆藏的物理界限，使档案馆成为在网络上能够灵活方便地搜寻、选择、联结档案信息资源的动态信息系统。

因此，数字档案馆与实体档案馆之间不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。

5.简述档案信息化建设的基本对策。

1.制度完善。包括（1）档案信息管理制度标准；（2）档案信息安全标准，它又包括档案信息内容安全、档案信息载体安全、档案记录方式安全和档案信息网络安全等几个方面；（3）档案业务技术标准等。

2.资源建设。应注意的问题是：（1）确定纳入档案信息化目标的信息类型（2）档案信息数据库的共建。

3.强化管理（1）信息化咨询监理机制的建立，帮助有关档案部门完成一些性价比最优的档案信息化项目。（2）项目管理，对档案信息化过程进行系统化的思考和控制，有助于寻找其中的特点和规律，从而提高档案信息化水平。（3）规划制定，必须充分注意信息化目标、技术因素的复杂性、档案信息资源的特点等因素。（4）外包管理。一是将档案人员的培训和教育交由有师资力量的高等院校去完成；二是实施不同程度的信息技术外包。

4.风险控制（1）组织风险，档案部门应成立专门的信息化领导小组，并建立信息化的常规工作机制。（2）信息安全风险，档案部门应制定完善的档案信息安全保护制度，并明确安全问题发生后的补救措施和相关责任。（3）知识产权风险，档案部门在实施有关信息化项目时，可以向有关专家咨询规避各种知识产权风险的方案。

6.简述档案信息数字化面临的主要障碍。

1、技术水平方面。档案信息数字化的技术还不成熟且不经济。如键盘录入和扫描两种主要方式，键盘录入的主要缺陷是速度慢、效率低和成本高；扫描还存在图像质量不高、扫描速度慢以及汉字识别率低等缺陷。

2、人员素质方面。对档案进行整理、校雠考订、注释说明、整理加工等，

使档案信息数字化成为传统业务方法与现代科学技术紧密结合的一项专业工作，需要一批既掌握档案整理技能又精通计算机技术的复合型人才。

3、标准规范方面。规范统一的数据库形式是档案信息数字化建设的生命所在。缺少规范统一的数据格式与机读目录格式标准，就会严重制约数据库系统的流通与交互功能，难以达到信息资源共享的基本目的。

4、组织协调方面。在档案信息数字化建设过程中，却缺乏全国性的权威机构履行统一组织协调职能，导致在档案信息数字化建设上采取“各自为战”的方式，建设项目重复现象严重，忽视了档案信息数字化“产品”共享功能的建设，浪费了人力、物力资源。

5、对象确定方面。档案馆保存的档案为数众多，不同档案信息的价值不同、开放利用时限不同、保密程度不同，档案馆必须决定哪些档案信息资源可以数字化、哪些目前不需要数字化或暂缓数字化，哪些应优先数字化。