来访接待管理规定

来访接待管理规定

1 目的

规范公司来访接待管理工作。

2 适用范围

本标准适用于公司的来访接待管理工作。 本标准规定了公司接待来访的程序和要求。

3 管理职责

3.1 接待来访的管理部门为综合部。

3.2 对外接待需其他部门配合时，可由综合部进行协调，相关部门应服从安排，积极配合。

4 程序和要求

4.1 原则

4.1.1接待应遵循“平等、对口、主动、热情、大方、节约、周到、不卑不亢”的原则。

4.1.2一般情况下，级别与权限相当，同级别出面，特殊情况高规格接待，接待人员应统一着装。

4.1.3各职能部门对口接待，若是综合性接待，相关部门应予以配合。

4.1.4接待来宾从简，不铺张浪费，主方人数原则上不超过宾客人数的十分之二。 4.1.5以礼相待，接待程序应衔接周密，接待方式应完善，使客人高兴而来，满意而去。

4.1.6重要接待要有记录。接待时应注意保守公司机密。 4.2 程序

4.2.1掌握来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命，抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。

4.2.2提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，报请总经理批准。

4.2.3接待来宾身份、人数、性别预订住宿，安排好伙食标准、用餐方式、时间、地点，按抵达时间按时派人派车迎接。

4.2.4公司有关人员前往迎宾。

4.2.5接待规格和礼仪，安排有关领导前往住所看望，接待部门安排会见地点、时间、陪同人员。

4.2.6按要求组织来宾活动，参观、考察、交流、座谈会等。

4.2.7根据客人意见，预定车、船、机票，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 4.3 礼仪

4.3.1名片的接受和保管：

a)名片应先递给上级或长辈；

b)把自己的名片递出时，应把文字向着对方，双手拿出，一边递交，一边说出自己的姓名；

c)接对方名片时，应双手去接，拿到手后，马上要看，正确记住对方姓名后，将名片收起，如遇对方姓名有难认的文字，马上询问；

d)对收到的名片妥善保管，以便检索。 4.3.2介绍与被介绍方式和方法如下：

a)直接见面介绍场合下，应先把下级介绍给上级；先把年轻的介绍给年老的；先把本公司的人介绍给来宾；

b)当一方有很多人需要同时介绍时，应先介绍其中职位最高或酌情而定；男女间的介绍，应先把男性介绍给女性；

c)无论是何种形式、关系、目的和方法的介绍，应该对介绍的对象和内容负责。 4.3.3接待时要求如下：

a)在规定接待时间内，不应迟到或缺席； b)来宾访问时，马上起身，并热情让座； c)接待来宾时应主动、热情、大方、微笑；

d)来宾比较多时应按序进行，不能先接待熟悉的，而冷落其他来宾。 4.4 接待的其他规定

4.4.1对口接待部门必须提前一天与公司综合部联系，并说明来访者单位、目的、人数、抵离时间、接送安排、用餐安排、住宿安排及接待规格，公司综合部根据公司有关指示接待来访单位。

4.1.2所有人员在未接到公司指示前，对来访、参观、学习人员应婉言回拒，并告

之本公司的接待程序。

4.1.3部门领导、新闻媒介机构来公司临时进行检查或采访时，当值人员应及时通知综合部经理（如来访者级别较高时，应请示总经理）陪同，安排好接待服务工作，并请领导签名、留影。

4.1.4重要的接待工作须做好来访记录和来宾签名、拍照工作，有关资料交对外合作部妥善保管，并在年度《公司大事纪要》中予以反映；有关接待的信息，由资料员汇总上报公司，根据公司需要提供相关资料和照片，供公司留存、宣传之用。 4.1.5所有接待场所、名牌、签名簿、水果、礼品、就餐等工作，由综合部根据领导指示，按来访者级别统一进行安排。 4.1.6本制度自2011年3月10日开始执行。 4.5 来访接待的流程图

对口接待部门责任人 综合部 总经理 信息员 资料

落实责任人 存档

来访接待准备及流程

项目 工作内容 1.站岗 2.摆放参观指示牌 迎宾 3.引路 4.车位预留 5.卫生 1.欢迎条幅 2.展厅周边卫生 3.指引及秩序维护 展示中心 4.电脑、投影仪、音响、公标准 接待员提供来访时间，提前15分钟设立形象岗 部门接待员 接待员提供参观路线，提前20分钟摆好区域指示牌 迎宾员根据提供参观路线， 接待员提供车辆型号、数量由门卫协调将停车位预留 接待员提供来访时间，提前1小时将公司大门口的卫生清理干净，并由专人检查。 接待员提供欢迎词，找采购做条幅。（做统一内容的条幅，反复利用） 接待员提供来访时间，提前一天做好展厅周边的卫生工作包括展厅室内室外、门口、展示刊版、荣誉展架等等，由专人检查。 接待员提供参观的时间，在参观人员来之前做好展厅的卫生维护并引领客人进入展厅就座，并请参观人员在观看公司介绍及信息化介绍遵守环境秩序。 会议室管理员应提前1小时测试所有相关设备，包括电脑是否插好电源，投影仪图像是否清晰，音响、公放是否好用，各线路是否有接触不良的情项目部小马 部门接待员 迎宾人员 门卫 卫生工 接待部门责任人 卫生工 责任人 放和所有的线 况等等。 5.便携式扩音嚣 6.宣传片 7.服务工作 1.卫生 2.白板、白板笔 提前准备好，留一台备用，并检查电池、试音等效果 提前准备好，留一台备用，并检查电池、试音等效果 必要时参与服务工作：维持秩序、引路、倒水等。 会议室接待人员应注意检查会议室的卫生情况包括桌子、椅子、地面、窗帘等卫生情况，各个地方都要打扫到位，同时要注意白板笔是否有水等情况。 提前1天预定购买水果，按照人数准备并要求供货商在接待当天照来客时间提前3小时送到并进行信息化布置。 要求：购买新鲜容易剥皮的小水果，便于用小叉子或牙签叉着吃。通常夏 会议室 4.鲜花 5.桌椅 3.水果、牙签、天购买草莓、西瓜（切成均匀的小块）、李子、葡萄等水果，冬天购买小纸抽 橘子、小柿子、鲜桂圆、香蕉等水果，将水果洗干净盛小盘，（通常盘内盛3种水果，装盘时注意卫生将需剥皮的水果与即食的水果分开盛盘，且记易上火的水果不要同盘出现2种）再将牙签或小叉子摆放在盘边的右下方，临近水果盘左侧或右侧整齐的摆好纸巾。 根据来访客户的级别而定，提前3小时准备到位 提前1天将桌椅摆好，并确认摆放位置。 烟需先向仓管员申领，同意后按照客人的数量到办公室领取。要求：（一6.烟 般两人一盒，将烟和打火机统一摆放在烟缸内，放在两位客人所座位间的正上方） 项目 工作内容 标准 责任人 前台文员 采购员和前台文员 前台文员 采购员和前台文员 项目部小马 项目部小马 三楼、六楼前台 综合部行政助理和卫生工

7.宣传资料 提前2小时按照客人的数量提前准备好宣传册并摆放整齐，要求：根据客8.稿纸、笔 9.矿泉水、茶水、咖啡 10.会议室选会议室 择 11.讲解员要求 12.空调 13.礼品 负责整个参观讲解员 过程的讲解工作 宣传 拍照 普通小型会议人数在35人以内可选择三楼议室，如大型参观人数较多超过35人，需提前准备好椅子可选择培训室，高级别小型会议人数在25人以内可选择六楼议室 根据本次参观人员来访目的等来确定讲解员，进行针对性地讲解。要求普通话流利，应变能力强。 夏天要将空调提前30分钟打开，保持室内凉爽 根据参观人员的级别准备礼品，参观人员每人有一份礼品，提前跟综合部经理联系好。 接待员提供参观的类型、级别、路线、人数等信息，由讲解员做好前期准备，所有信息都要了解。 接待员提供参观的类型、级别、路线等信息，策划部负责全程拍照工作，便于事后做好宣传及存档 接待员提供参观的类型、级别、路线等信息，认证部负责全程录像工作，便于事后做好宣传及存档 接待员提供参观的类型、级别、路线等信息，接待部门负责全程样品摆放工作 填写《派车申请单》按照流程找各部门领导审批，报给综合部安排车辆 接待部门负责人填写《工作餐审批单》，按照流程找各部门领导审批，提前通知综合部准备就餐。 由接待部门负责人直接与综合部联系。（必要时接待员需做好协助办理工作） 标准 先与综合部经理、公司领导等相关领导取得联系，告知本次参观的级别、前期工作 目的、时间、路线、人数等信息。以便提前做好环境卫生、秩序维护、交安排等相关事宜。 1.展厅观看公整体路线 司介绍 2.会议室就座 由接待人员带领参观人员进入展厅，由负责人负责安排并介绍 由接待人员带领参观人员进入会议室，由会议室人员指引就座，由讲解员和负责人讲解此次活动内容，并解答客户。 由接待人员通知负责人，将参观级别、目的、人数等信息告知，以此来准备摆放公司样品，进行参观。 部门相关负责人员 部门相关负责人员 接待部门责任人 前台文员 接待部门责任人 接待部门责任人 人的不同决定摆放不同的样册在会议桌上。集将茶水杯或矿泉水摆放在会议桌的所定位置。（通常夏季摆放矿泉水、春秋冬三季摆放茶水）。 前台文员和综合部行政助理 接待部门责任人 部门助理 宣传 接待部门 车辆安排 录像 部门助理 样品展示 接待部门责任人 派车 综合部经理 客饭预定 1.工作餐 综合部行政助理 2.酒店预订 工作内容 综合部行政助理 责任人 项目 部门相关负责人员 3.样品展示 部门相关负责人员 部门相关负责人员 4.返回会议室 整个过程由接待讲解人员陪同

接待工作准备清单

来客单位 人 数 来访目的 到达时间 申 请 人 主管确认 所需准备物品和办公设备及其它准备工作 负责 内容 部门 矿 泉 水 水 果 横 幅 用 车 场地布置 宣传材料 可能需要准备的其他事项： 综合部主管审核： 总经理审批：（涉及宾馆预订、用餐预订） 准备 鲜 花 礼 品 照 相 机 用餐预定 宾馆预定 用餐要求 是否 内容 部门 准备 负责 是否 综合部 综合部