还记得那些曾经要求正式商务信函必须工整美观的日子吗？ 还记得打销售电话时，在谈生意之前总是寒暄几句吗？
毫无疑问，电子邮件显著改变了我们的沟通方式。从商业角度讲，这并非总是有利。
当然，电子邮件速度快，其他形式的书面通信无法与之相比。 而且，它是与世界各地的客户和同事保持联系的一种非常经济的方式。 然而，由于电子邮件快速而便宜，可能缺乏应有的尊重。 这可能导致销售损失，激怒客户……甚至更糟。
说什么并非最重要，最重要的是怎样说？
请看几个常见的电子邮件情景，这些情景在您这样的企业中几乎每天都会出现：
1. 一位潜在客户 在您的网站上看到了一些感兴趣的东西，并发送电子邮件索取详细信息。 为了及时作出回应，您匆忙写了一封回信，然后单击“发送”按钮。 您是否可以多花一些时间，以便给客户留一个好印象呢？ 例如：
您是否称呼客户名字并使用了适当的问候语？
您是否在发送电子邮件之前通读电子邮件以检查是否有错误？
您是否运行了拼写检查？
您的电子邮件的语气是否热情友好？
您是否鼓励进一步联系？
2. 您要向您的销售联系人发送 更新的价目单：您觉得他们需要看到这份价目单，因此为了节省时间和精力，您写了一封群发邮件。但是您是否想过，采用个性化的方式可能会带来更好的结果？
另外： 您是否提到还会给他们打电话，询问他们是否有问题，从而使您有机会与他们进行一对一交流？
价目单作为附件还是作为邮件正文发送？
电子邮件以纯文本格式还是以 html 格式发送？
您是否使用了主题行以便清楚明了？
您是否在单击“发送”按钮之前运行了拼写检查？
不幸的是，电子邮件通信通常缺乏样式而不是缺乏内容。您发送的消息对于收件人也许很有价值，但是如果充满了问题，可能不够清楚。
例如，对欧洲办公室员工进行的一项调查显示，人们对发送含有拼写错误的电子邮件的人有反感。
应当避免的电子邮件错误
像与客户通电话或打销售电话时一样，发送电子邮件时保持良好礼仪同样重要。 电子邮件可能不需要同样的礼仪，但是目标相同。
电子邮件与电话交流和面对面交流不同，当收件人阅读您的邮件时，您无法猜测他的反应。 您单击“发送”按钮之后，就无法调整您的意见。 因此您需要在第一时间保证其正确，否则可能会流失客户或损失业务。
这里介绍电子邮件的基本注意事项：
当与您不认识或不熟悉的人通信时，使用正式的语气，包括尽可能使用适当的称呼和敬语。
使用简单易懂的主题行以准确传达您的电子邮件的要点。
说您要说的话，但要简明扼要。
使用易于辨认的字体和字体大小（有些研究表明，磅值为 10 的 Verdana 或 Arial 字体最便于网上阅读）。 在商务通信中避免矫饰华丽的风格。
为降低传播病毒的风险，发送纯文本电子邮件，并且事先未经许可，不要发送电子邮件附件。 还要保持您的防病毒软件及时更新。
使用显示完整联系人信息的电子邮件签名或电子名片，包括电话号码和公司名称。
在发送之前，总是使用拼写检查并通读邮件以检查语法错误或其他问题。
避免幽默、随意或俚语等易被人误解的表达。
收到合法发件人（而非垃圾邮件发送者）的电子邮件时，即使无法立即提供一个完整
的答复，也务必在 24 小时内向发件人确认收到邮件。
如果您要外出 24 个小时以上，请使用自动回复功能。
在很大程度上，良好的电子邮件礼仪是基本常识。 您知道如何在面对面会议上或通过电话与客户打交道。 稍加注意就可以写出得体的商务电子邮件。这样做，会使您的企业赢得同样的尊重。
以下是值得注意的几个小点：
1. 发邮件无subject主题, 或者随便找一个以前的邮件直接回复一下．
后果：以前的邮件是针对以前的某一件事情，邮件正文和主题都和现在的事情无关．导致买家一头雾水，无法快速辨认。
2. 邮件下方无签名（包括人名，公司名字，联系方式等）或者只有中文名字．
后果：导致买家不知道你是谁？要知道，买家会接触，联系很多国家的不同供应商，你在一段时间没有和买家联系后，突然发过去个邮件，对方很难判断你是谁？来自什么国家的什么公司？
3. 邮件的发件人不要用中文．如 联想公司张三＜
[email=[ft=,,Arial]zhangsan@lenovo.com]zhangsan@lenovo.com[/email]>, “联想公司张三”很有可能会在买家那里显示乱码，哪怕不是乱码，对方也不一定可以看懂中文。
4. 买家如果已经ＣＣ，把邮件抄送给第二个人，或者抄送给2个人以上（可能是买家
的同事或者主管），你回复的时候要按＂reply all” ，而不要只回复发件的那个人．买家发邮件ＣＣ的目的是希望多个人了解到目前此事的进展情况，你有义务回复全部的人。
5. 回复买家邮件的时候要” reply with all history”,不要把历史记录删除，否则买家不知道先前发生的事情和交流的内容．也不要随意改变邮件的主题．一件事情，一个产品的邮件要保持一个邮件主题。
6. 不要用晦涩难懂的缩写，我们不是在发电报.如hv: have等．以免产生误解．也不要用俚语。
7. 重要的内容可以用ｂｏｌｄ粗体加粗或者用大写。
8. 不要全部用大写字母写邮件正文．如 THANK YOU FOR YOUR EMAIL DATED NOV17,2006。
9. 如果事情比较复杂，繁多的话，可以用 1 2 3 4 注明．表达要简洁，直接，明确．不要把很多事情写在一段中，显得非常冗长，没有条理性。
10.不要用过多的感叹号．你在一个邮件中用了过多的感叹号，效果是和你一个都不用是一样的。
11. 每一段中间要空一行，方便别人阅读。
12. 如果你是初学者，学习模仿以英语为母语的买家的写邮件方式也不失为一种有效的方法。
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