第２７卷第４期 兰州教育学院学报 ２０１１年８月 Ｖｏ１．２７ Ｎｏ．４ ＪＯＵＲＮＡＬ ＯＦ ＬＡＮＺＨＯＵ ＩＮＳＴＩＴＵＴＥ ＯＦ ＥＤＵＣＡＴＩＯＮ Ａｕｇ．２０１１ 高校院系办公室职能及实现途径 孙清华 （南京森林警察学院侦查系，江苏南京２１００４６） ［摘要］高校院系办公室作为高校教学管理的关键部门，起着承上启下、联系左右、沟通内外、协调平衡的枢纽作 用。随着高等教育规模的不断扩大和高校内部管理体制调整的深化，对高校院系办公室职能及实现途径提出了更 高的要求。文章从参谋助手、沟通协调、综合服务、行政管理四个方面对高校院系办公室的职能及实现途径进行了 分析研究。 ［关键词］高校；院系办公室；职能；实现途径 ［中图分类号］Ｇ６４７［文献标志码］Ａ［文章编号］１００８－５８２３（２０１１）０４－００９５－０３［收稿日期］２０１１一ｏ４—１９ 教学质量和教学管理水平是高校办学的生命 导决策¨Ｊ。第三，作为领导的参谋和助手，办公室 线，高校中的院系办公室作为高校教学管理的关键 人员工作态度和思维方式应该主动和积极，对即将 部门，是高校的基层行政单位，在院长或院系主任领 落实或实施的工作要预先考虑可能出现的问题和应 导下，起着承上启下、联系左右、沟通内外、协调平衡 对措施，努力做到巧妙提醒，为领导献计献策，急领 的枢纽作用。其具体职能体现在承担着为基层单位 导之所急，想领导之所想，为领导做出正确的决策和 的教学和科研提供优质服务、协调各种关系、参与院 顺利实施决策服务。第四，办公室工作人员还要及 系部政务和辅助决策，以及管理事务、服务师生、沟 时了解其他院系工作的成功经验和失误教训和其他 通协调、稳定秩序、收集和传播信息等。随着高等教 院校相关院系部的重大决策在实施过程中的各种信 育规模的不断扩大和高校内部管理体制调整的深 息，为本院系领导科学决策提供帮助。 化，使高校院系办公室职能作用愈发重要，承担的任 （二）参谋助手职能的实现 务愈发繁重，而高校教育体制和管理体制的改革，对 由于院系办公室的职责所在，决定了院系办公 高校院系办公室职能提出了更高的要求。而它的职 室有条件在第一时间了解到领导意图和倾听到基层 能实现是通过办公室的具体工作过程实现的。 教师的呼声，根据领导精神和教师的需求对院系的 一、参谋助手的职能及实现 教学管理工作提出可行性方案，为领导做好参谋。 高校院系的领导者既负责院系行政领导工作， 其工作过程为：第一，校级的文件和会议精神是通过 又承担着繁重的教学科研等任务，因此院系办公室 校办公室下发到院系办公室，再由院系办公室呈送 人员就是领导的参谋和助手。参谋，就是办公室工 院系领导审阅的，院系办公室具备了在第一时间获 作人员根据掌握的第一手材料，对院系发展和管理 取由上级传来信息的条件，第一时间接收到校领导 遇到的难点、重点问题提出意见和建议，为领导决策 的指示，便可初步把握和领会其精神内涵。第二，院 服务。院系办公室是１３常事务的具体管理者和办事 系办公室按照其职责要求要列席党总支会议、院系 机构，院系领导通过办公室实现对日常教学的行政 务办公会等重要会议，直接听取院系领导的工作安 管理。 排和部署，能够比较清晰地了解院系在一定时期内 （一）参谋助手的职能 工作的计划。第三，院系办公室作为工作的中间站， 院系办公室作为沟通院系领导与教师的纽带， 可以利用平时与教师频繁接触的机会随时与教师交 第一，要将领导层做出的工作发展规划和具体要求 谈、倾听教师的心声、了解教师的需求，以积累大量 传递给基层组织，并督促、检查其实施和完成的情 的第一手材料，并经过汇总、分析后，把基层教师的 况。第二，由于办公室工作人员处于“第一线”的特 意见和建议向院系领导有效反映，在最快的时间解 点，决定了他们更能了解“民意”，将基层组织及个 决教师在教学、生活中的碰到的问题，使教师全身心 人的意见和要求及时反映给院系领导，以便辅助领 地投入到教学、科研究工作中。 ［作者简介］孙清华（１９６５一）女，江苏南京人，工程师，系办公室主任，研究方向为高校管理。 兰州教育学院学报 综上所述，院系办公室无论是在实际的信息资 第２７卷 本投入带来最大的工作效益。具体来讲就是院系办 公室如果想要将工作出色的完成，在沟通协调职能 的实现中必须抓住工作的主要矛盾、人际关系中的 主要矛盾、资源配置的主要矛盾，有效调整好内部的 关系，对事情的轻重缓急做出明确的判断和指示并 料的搜集还是在传播领导意识方面，都是在办公室 工作机制下完成的，也是参谋助手职能的办公室已 经涉及到学校工作最基本和最核心的部分，并成为 学校整体工作的有机组成部分，因此办公室具备了 成为领导智囊的前提。院系办公室属院系综合管理 部门，是协助领导施政、指挥和管理的助手，但我们 必须明白，办公室只能执行，是在领导的思路和授权 加以排序，按照轻重缓急的排列顺序逐步处理和解 决。 三、综合服务的职能及实现 范围内进行细化，对本部门的教学和事务进行管理， 不能越俎代庖，更不能自作主张，严格按工作程序办 事，切实做到尽责不越权，出谋不决策，参与不干预。 二、沟通协调的职能及实现 院系作为高校最基本的组成单位，“麻雀虽小， 五脏俱全”，在实际工作中，每个院系的日常事务千 头万绪，大量繁杂的事情需要处理，在此，沟通协调 能力就显得十分重要。必须分清轻重缓急，做到有 条不紊。 （一）沟通协调的职能 院系的各部门之间、部门领导之间、领导与教师 之间以及教师与学生之间，在管理意见、管理方法、 处理问题的态度、教学资源调配和使用等方面，往往 会因为工作的性质不同、出发点和立足点不同、看问 题的角度和处理问题的方法不同，产生分歧、矛盾， 甚至冲突。高校院系办公室作为独立或相对独立的 教学科研管理机构，基于其协调、沟通院系内各种关 系的工作职能，院系办公室工作人员在碰到这类问 题时，需要及时出面去寻求解决问题的平衡点，进行 上下沟通、协调，保证整个院系工作的顺利开展。 其沟通协调职能具体体现在：第一，处理好各种 关系。要处理好办公室内部成员之间、办公室成员 与领导之间、办公室成员与全院系师生之间的关系。 第二，以提高教学质量为目的，科学、合理地配置公 共教学资源。第三，是在责权不清晰的情况下，由办 公室主持召开协调会议，院系领导参与，在协调会议 上解决计划实施中的矛盾和问题。第四，对一些工 作中经常要协调和打交道的部门，平时要加强联系 和主动联络，争取支持，以便建立良好的信任机制和 沟通渠道，保证能在关键时刻发挥作用。 （二）沟通协调职能的实现 沟通协调是办公室的职能之一，它也是一门艺 术，如果没有一点公关意识和水平，就很难做得好。 办公室的沟通协调不是强硬的指使而是用更多的时 间进行各种关系的沟通与协调，解决人际关系冲突， 减小由于沟通协调不力带来的工作风险和工作成本 的增加，保质保量地在规定时间内以最小的工作成 所谓服务，就是围绕院系部的中心工作，为院系 领导和各职能部门、广大师生的需求提供便利的服 务＿２ｊ。服务是院系办公室工作的重要职能，它的日 常事务处理和管理工作包括：教学管理、文件管理、 档案管理、组织会议、处理信息、信息发布等，以及与 人事、行政、教务、科研、财务有关的事物，而这些方 面的工作从结果上来讲均属办公室的服务性职 能 。 （一）综合服务的职能 办公室的服务无论是教学工作的安排、执行、检 查、评估，还是文件档案管理、组织会议、处理信息等 行政事务，院系办公室必须及时准确地为领导提供 信息。在院系部，教师和学生是院系部的主体队伍， 院系办公室要妥善处理好与师生的关系。一方面办 公室人员要及时传达学校的教学科研信息，如教学 检查、监考、教研教改的申报等方面的有关规定，第 一时间通知相关教师并积极为他们提供方便和有关 部门相关政策等；另一方面院系办公室承担部分教 学管理工作，如上课、选课、考试、成绩录入、查询以 及毕业离校等，办公室人员要有为学生服务的意识， 给他们以理解和关怀，发挥服务育人的功能，提供相 关准确的服务。为了保证日常教学科研工作的顺利 开展，办公室的工作人员要树立起服务意识，特别要 发挥主观能动性，满腔热情地为广大师生排忧解难， 解除他们的后顾之忧，使他们全身心投人到教学和 学习之中，以确保教学质量的提高 Ｊ。 （二）综合服务职能的实现 现代公共管理理论认为，提供公共服务是政府 的根本属性 Ｊ。院系办公室作为学校的公共管理 单位，也必须承担这样的职能。实践中，院系办公室 服务职能的实现途径为：第一，是发挥好领导的助手 参谋作用，如协助领导安排好每一个时期的工作，采 取各种方法及时、主动地搜集来自基层师生的信息， 搜集来自相关部门和相关院系的信息。第二，积极 主动地办文、办事，还要注意做好拾遗补缺工作，及 时、适时地主动汇报，敦促领导对一些牵涉全局性的 工作予以足够的重视，保证工作的顺利开展。第三， 第４期 孙清华：高校院系办公室职能及实现途径 ９７ 办公室工作人员要不时地进行自我调适，适应领导 的工作中来，要熟练运用有关软件系统，将其服务于 的工作方法和工作习惯；每个领导都有自己的工作 日常办公的需要。二是要提升办公室人员的管理创 方式和工作风格，不同的领导对办公室工作有不同 新能力。要在日常工作中多思考、琢磨，探索工作的 的要求，应细心观察各位领导的言行举止，以尽快适 新思路、新方法，并始终保持良好的工作心态，要注 应每位领导的工作方式，针对不同领导，正确选择不 重对新知识、新问题的探讨和研究，要不断地对工作 同的方式。第四，做好全院系师生的后勤保障工作， 进行总结，对自身进行不断的审视以提升办公室的 主动深入到师生中间，了解师生后顾之忧，尽力出主 工作效率。其途径可以通过培训、自学等手段提高 意、想办法解决好事关师生切身利益的事情。 自身素质，遇到新问题，不急于回避，而要积极应对， 四、行政管理的职能及实现 探索、寻求、解决的新工作思路和新方法，以适应高 （一）行政管理的职能 校和院系部不断发展的要求。 院系办公室是融教学管理和行政管理于一体的 高校院系办公室在高校的管理运转中，起着举 办公机构，教学管理主要是为广大师生提供服务，包 足轻重的作用，它的职能有效发挥，对高校的发展、 括制定教学任务表、教学进度表、教学计划、教师任 对教学质量的提高、对培养具有时代特征和符合社 课安排表；授课计划的上传下发以及学校各种文件 会需要的人才都具有积极的意义。 发放管理；还有教师业务档案的整理以及科研项目、 教学工作量的统计和汇总；负责本部门各专业教材 ［参考文献】 的配套和汇总上报；具体执行相关专业的课程实习 ［１］林书之．高等学校办公室管理［Ｍ］．济南：中国石油大学 和毕业实习的时间、地点及辅导教师的安排等。从 出版社．１９９０：４４—４５． 行政管理的角度看，它面ｌ临的主要工作是各种信息 ［２］陈翔．高等学校办公室工作［Ｍ］．北京：中国协和医科大 的传递和交流、经费收支、办公用品及设备的采购和 学出版社，１９９９：１２１—１２７． 维护、执行人事考勤、建立人事档案以及院系领导临 ［３］孙荣．办公室管理［Ｍ］．上海：复旦大学出版社，１９９９：６７ —６８． 时安排的事务性工作等 。 ［４］石兴国．组织行为学——以人为本的管理［Ｍ］．北京：电 （二）行政管理职能的实现 子工业出版社，２ｏｏ５：８６—８７． 高校办公室的管理活动具有复杂性、重复性、常 ［５］魏瑶，金丽．浅论高校院系办公室的职能［Ｊ］．辽宁工学 规性、临时Ｉ生等特点，涉及部门和人员众多。院系办 院学报，２００６，（６）：６５—６７． 公室管理职能的实现，一是要加强办公手段的建设。 ［６］史素珍．高校腕系办公室管理模式探讨［Ｊ］．中国成人教 在科学技术飞速发展的今天，办公室工作人员要把 育，２００７，（６）：９０—９２． 计算机及办公自动化技术不断地运用到院系办公室 ［责任编辑：张小宝］ （上接第９４页） 专业就业情况［ＥＢ／ＯＬ］．（２０１０—０７—１８）．ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｄｈ— ｄｈｃｅｄｕ．ｏｒｇ／ｉｎｄｅｘ＿５／ｈｔｍｌ／９８５５９．ｓｈｔｍ１． ｃｅｄｕ．ｏｒｇ／ｉｎｄｅｘ＿５／ｏｖｅｒ／ａｌｌｏｗ／ｐａｇｅ／１／ｈｔｍｌ／９８５５８．ｓｈｔｍ１． ［１２］四川外国语言学院．专家如何看待西班牙语就业形势 ［７］２０１０年法语等小语种就业调查［ＥＢ／ＯＬ］．（２０１０—０７— ［ＥＢ／ＯＬ］．（２０１０—０６—１０）．ｈｔｔｐ：／／ｌｉｕｘｕｅ．ｏｎｌｉｎｅ．ｓｈ．ｅｒｒ／ｃｏｎ— ２６、．ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｄｏｕｂａｎ．ｃｏｒｎ／ｇｒｏｕｐ／ｔｏｐｉｃ／１２９５１７８４／． ｔｅｎｔ一０Ｏ０４９１ ２．ｈｔｍ． ［８］曹艳伟．俄语专业２０１０新生入学教育举行［ＥＢ／ＯＬ］． ［１３］李瑶琴．部分小语种人才遭遇就业难题［ＥＢ／ＯＬ］． （２０１０—０９—２３）．ｈｔｔｐ：／／ｗｙ．ｓｙｘｙｈｎ．ｃｏｍ／ｊｉａｎｓｈｅ／ｊｉｄｉ／５２３．ｈｔ— （２００９一ｌｌ一２４）．ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｚｉｒａｎ．ｎｅｔ／ｓｈｏｗｎｅｗｓ．ａｓｐ？ｎｅ－ ＩｒＩ１． ｗｓｉｄ＝３０７３６． ［９］大连翻译职业学院就业办．我院２００９—２０１０年应用法语 ［１４］刘岩．“通用”小语种人才市场需求仍在增加［ＥＢ／ＯＩ ］． 专业就业情况［ＥＢ／ＯＬ］．（２０１０—０７—１８）．ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｄｈ． （２０１ １—０３—０８）．ｈｔｔｐ：／／ｊｉｎｇｊｉ．ｃｎｔｖ．ｃｎ／２０１ １０３０８／１０５９７５． ｃｅｄｕ．ｏｒｇｙ／ｉｎｄｅｘ５／ｈｔｍｌ／９８５６３．ｓｈｔｍ１． ＿ｓｈｔｍｌ ［１０］陈绍文．西南财大与电子科大好就业法语专业收入最 ［１５］李超．小语种就业：让韩语成为你的“技能”［ＥＢ／ＯＬ］． 高［ＥＢ／ＯＬ］．（２００９—０６—０５）．ｈｔｔｐ：／／ｍｅｉｓｈａｎ．ｓｃｏ１．ｃｏｒｎ．ｃｎ／ （２０１０—０４一ｌ９）．ｈｔｔｐ：／／ＷＷＷ．ｎｅｗｏｆｉｅｎｔＭ．ｏｒｇ／ｐｕｂｌｉｓｈ／ｐｏｒ－ ｔ￡／２００９０６０５／２ＯＯ９６５９４３１３．ｈｔｍ． ｔａｌ０／ｔａｂ６３８５／ｉｎｆ＿０４９０５７２．ｈｔｍ． ［１１］大连翻译职业学院就业办．我院２００９—２０１０年应用韩 ［责任编辑：李建海］ 语专业就业情况［ＥＢ／ＯＬ］．（２０１０—０７一ｌ８）．ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．
