２００９年１１月 江苏教育学院学报（社会科学版） Ｊｏｕｒｎａｌ ｏｆ Ｊｉａｎｇｓｕ Ｉｎｓｔｉｔｕｔｅ ｏｆ Ｅｄｕｃａｔｉｏｎ（Ｓｏｃｉａｌ Ｓｃｉｅｎｃｅ） Ｎｏｖ．，２００９ Ｖｏｌ，２５ Ｎｏ．６ 第２５卷第６期 新时期高校办公室管理职能的转变与创新 李 英 （南京体育学院继续教育部，江苏南京２１００１４） ［摘 要］ 高校办公室是协助高校领导处理各种日常事务，落实学校各项决策，为学校教学、科研和发展提供服 务的职能部门。新时期对高校办公室的工作提出了新的要求，我们要切实转变办公室管理职能，不断创新工作方法。 ［关键词］ 高校办公室；职能； 转变；创新 ［中图分类号］ Ｇ６４７ ［文献标识码］ Ａ ［文章编号］ １６７１—１６９６（２００９）０６—００４８一Ｏ２ 高校办公室是高校内部设置的一个协助学校领导总揽 全局、沟通上下、联系各方、推动校内各个职能部门协调运 转，为学校教学、科研、党政管理和教育事业服务的非常重 服务”转变。在领导决策前，能够拿出可行的方案，向领导 反映情况，提供决策建议。决策中，进行适度协调，理顺各 方面的关系。决策后，要高效率的贯彻落实，并监督反馈， 防止出现偏差。（３）由“一般服务”向“优质服务”转变，加 要的职能部门。当前要实现教育的可持续发展，必须加强 高校管理，搞好服务。这对高校办公室工作提出了更多、更 新、更高的要求。如何切实转变新形势下高校办公室工作 强工作的计划性、科学性。做到既能在每一时期紧紧围绕 全校工作中心，配合各部门顺利开展各项工作，有条不紊， 又能妥善应对各种复杂情况。 ３．创新服务机制。高校办公室人员在其他部门面前扮 演的是领导代言人的角色；对领导而言，他们又起着“意见 职能，把握高校办公室工作的内在规律，不断提高工作水 平、创新工作机制是摆在每个高校办公室工作人员面前的 一项崭新的课题。 一信息库”的作用，是群众意见的反馈人。因此，贯通上 由“被动服务”向“主动服务”转变，培 箱、下、协调左右就成为办公室的基本职责。这既包括协调与 养创新意识 、在实际工作中，高校办公室工作往往处于被动状态，突 出表现在“四靠“：靠会议、靠文件、靠上级下达任务、靠行 上级单位和兄弟院校等与学校有关的各单位的关系，为高 校改革和持续发展创造良好的外部环境；也包括协调学校 内部各个处、系、部、室等单位间的关系，还包括教与管，教 学科研人员与行政人员，教学科研任务与管理方法之间的 关系，为学校的稳定和谐发展营造良好的内部环境。高校 政命令指导工作和处理问题。然而，当前高校改革进入关 键时期，办公室在学校管理中的作用更加突出，其工作状态 对整个学校的管理有着重要的影响。因此，必须发挥办公 室工作人员的主观能动性，加强主动服务。 １．创新服务理念。办公室工作不单只是从事基础性服 办公室只有处理好各种关系，随时配合做好全校各部门的 工作，最大程度地发挥高校办公室的协调职能，才能达到 “统一思想，统一步调，互相支持，互相配合，高效运作”的 目的。 务，而要“以领导决策为中心，以人为本”，从“自扫门前雪” 向“以大局为重，主动加强部门间协作”的工作方式转变； 从“以完成既定任务为目标”向“追求创新意识，搞好预测， 当好领导的智囊团”的工作目标转变。 ２．创新服务方式。（１）由“事后服务”向“事前服务”转 二、由“满足事务性工作”向“政务性和事 务性工作并重”转变，探索创新方式 当前，高校改革进入关键时期，高校领导的决策和协调 变。学校办公室工作要有前瞻性，从而增强工作的计划性 和预见性。办公室人员平时要善于从各种渠道了解尽可能 多的相关信息，培养和增强对新事物、新形势的预测、分析 能力，不断提高自己的工作技能和效率，真正做到“领导未 谋有所思，领导未问有所行”。（２）由“单一服务”向“全面 活动更加频繁，学校改革深化需要办公室提供更多、更好的 政务服务。 １．增强政务能力。当好领导的“外脑”。办公室人员既 要有办事能力，又要有能为领导出谋划策的能力；既要能迅 速完成领导交办的任务，又要能从工作中摸索出规律和提 ［收稿日期］２００９—１０—１９ ［作者简介］李—－－——英（１９６５一），女，江苏海门人，南京体育学院继续教育部助理研究员。 ４８・－－—— 出工作建议，提高工作质量；既要熟悉本校管理方面的工 性，减少教师与行政人员之间的矛盾；重视学术权力、尊重 作，又要熟悉和掌握教学、科研等工作的规律；诸如此类的 政务能力的培养需要办公室人员在日常工作中不断学习、 摸索、总结，从而不断进步。 ２．根据政务性服务的主要特点开展工作。政务性服务 个人才能的发挥；创新管理理念，实现管理理念国际化。 ５．规范程序完善制度。科学地设置机构，合理配备工 作人员，建立健全规范化的工作程序和规章制度。根据办 的主要任务是积极发挥好办公室参谋助手、综合协调和督 察等作用。办公室要主动站在全校的高度，站在领导的位 置，围绕学校党政工作中心，主动了解各级领导部门的大政 方针和工作要求，了解学校各部门、各学院的实际情况，对 宏观形势科学预测、对事物发展超前把握；要善于不断扩 公室的管理要求设置精干的机构和人员是使内部管理有序 化、规范化的必要前提；同时，还要善于选人用人，以期充分 调动办公室人员的工作积极性，促使科学管理与工作效益、 激励机制相结合，从而创造个人心情畅舒、集体团结奋进的 工作氛围。 四、由信息的低层次采集向信息的综合利 展，丰富升华学校党政领导的意图和思路，使其与中央和各 级领导部门的精神扣得更紧密，与本校的实际联系更贴切， 落实起来力度更大，更容易取得成效。督察工作就其实质 来说，是实施决策、落实批示的一项后续保证手段。通过督 察，有效地推动执行部门不折不扣地完成工作任务，提高决 策的执行效率。同时，通过督察发现正在或可能出现的问 题，及时加以纠正并从实践中获取有用的信息，反过来又为 决策提供真实可靠的依据，从而提高决策的科学性。 三、由“传统工作模式”向“科学工作模 式”转变，寻求创新机制 传统的办公室工作模式主要是经验式管理，强调工作 形式和工作思路的相对固定化和程序化，可操作性强，但经 验式管理往往因难以适合形势的不断变化使工作效率下 降；而科学管理模式则侧重于倡导建立和完善各项工作的 程序和规范，强调工作中的关系调整和树立全局观念，强调 人的创造性和管理目标的结合。 １．创新工作标准。办公室工作标准创新重点在“快、 准、精、细、严、实”上，且目标管理体系应与学校的发展目 标相一致，充分考虑各方面客观因素的影响，避免因流于形 式而失去指导作用。同时，办公室要能站在公众和社会的 立场上，对各职能部门的决策目标进行综合评价，使决策目 标既反映学校发展的要求，也反映公众的要求，兼顾各方面 的利益。 ２．创新工作方法。如办公室收发文件、召开会议时要 改变简单的收文发文的形式，而是善于提出可行的拟办、承 办意见供领导参考，科学安排和组织会议，变信息的“存储 器”为信息的“加工厂”。同时坚持群众观点和群众路线， 尊重师生员工的首创精神，善于从师生员工的实践中汲取 智慧，改变那种按部就班、陈旧呆板的工作模式，出实招、求 实效，敢于和善于创造性地开展工作。 ３．建立办公自动化系统。这不仅仅是购置一些现代化 的办公设备，而且需要办公软件的适时提升开发以及系统 有目的、有针对的扩展，进而建立能适应发展需要的数据库 和信息中心，建立办公自动化的体系；而办公室工作人员则 要适时学会操作现代办公软件，提高工作效率。 ４．建立新型的高校组织形式。推行高校决策专业化， 增加决策透明度，扩大校内民主，减少决策的盲目性、片面 用转变，充当创新媒介 面对日新月异的教育和科技进步，面对高等学校的迅 猛发展，高校办公室要利用办公室信息网络健全、信息渠道 畅通的优势，主动抓好信息调研工作，为领导决策提供参考 依据和建议，承担起收集信息、监测环境的职责，成为学校 的信息情报中心和预警系统。办公室不仅要收集校内外各 方面的信息，还要通过各种传播媒介，将学校的各种信息及 时、准确、有效地传播出去，充当学校的“喉舌”、新闻发言 人。 １．处理好学校的对内信息。办公室要充分了解学校自 身的信息，如学校的规划、年度计划、工作总结、领导讲话、 各部门情况汇报、会议记录、历史档案等。通过对这些基本 资料的分析评价，有利于设计一个符合实际、可行的标准。 了解学校师生员工对学校的评价和反映，并将其及时地传 递给领导，既可供领导决策时参与，又利于对教职员工产生 凝聚力和向心力。 ２．处理好学校的对外信息。主要指学校形象信息、学 生形象信息以及公众环境信息。面对高校之间竞争日益激 烈的，学校必须加强宣传，推销形象，创造良好的舆论气氛。 通过校报、广播站、网站、橱窗、海报等媒介传达党和国家的 有关方针、政策和学校的办学策略和措施，以便得到贯彻执 行。大力宣传学校培养的高素质学生来塑学校的整体形 象。另一方面，办公室也应注意跟踪分析公众环境的动态， 注意社会的政治、经济、文化、教育、科技、舆论热点等各方 面的情况，分析其对学校的各种直接或潜在的影响，以充分 利用环境中的有利因素，避免不利因素，使学校的发展更契 合市场和社会的要求，做到面向社会、面向市场办学。 总之，高校办公室工作作为学校管理的一个重要环节， 有其特定的职能，且随着时代的进步而扮演特定的角色，发 挥新的职能。办公室人员只有不断更新知识，不断提高自 身素质，与时俱进，才能充分发挥办公室的职能，为领导参 好谋、谋好策，为全校师生员工提供更好的服务，塑造和维 护好学校的形象，推动学校服务育人工作全面开展。 （责任编辑晨晓） ．－－——４９．－－－——
