公路工程建设项目文件材料立卷归档管理办法

公路工程建设项目文件材料立卷归档管理办法

交通运输部档案馆 副馆长 宁列辉

一、公路工程竣工文件材料立卷归档依据标准

• 科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）

• 收集范围：《关于贯彻执行公路工程竣（交）工验收办法》有关事宜的通知》（交公路发〔2004〕446号）

• 分类整理：《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》（交办发〔2001〕390号）

• 案卷编目：《交通文件材料立卷归档办法》（交办发[1992]100号） 注：446号文仅作为公路建设项目文件材料收集归档范围，不能按附录二整理和编目。文件材料的整理编目应按390号文执行。

二、归档范围

（详见交公路发〔2004〕446号《关于贯彻执行公路工程竣（交）工验收办法》有关事宜的通知）

• 凡是在公路工程建设过程中围绕项目立项审批、设计、准备、施工管理、竣工验收活动产生的、对工程管理、养护及明确责任具有查考利用价值的各类不同载体文件材料，都应收集齐全，归入公路工程建设项目成套档案。

1．设计阶段

• 目前公路建设一般采取两阶段设计方式，即初步设计及施工图设计及相关审批文件，设计文件主要产生于这两个阶段。另外在施工过程中经常会发生设计变更的情况，应特别注意这方面文件的收集。 2．施工阶段

• 开工报告、施工组织设计、施工方案及审批文件、施工定位测量记录、图纸会审及技术交底、工程设计变更文件 • 分部分项开工申请及批准文件 • 原材料及构件出厂证明、原材料试验报告 • 工程检验申请批复单、检验及评定文件 • 施工原始记录 • 施工日志、大事记

• 各类观测记录、事故处理报告及缺陷整改记录 • 隐蔽工程验收记录 • 交工验收文件 • 监理工作大纲、日志

• 监理抽检资料（包括试验、检测文件材料、各单位、分部、分项工程抽检文件材料，包括质量检验及相关试验资料） • 竣工图

• 科研、新技术运用

• 施工过程中各方围绕质量、进度、费用控制方面产生的管理性文件（会议纪要、各项指令等）

三、一般行政文件与工程管理文件的区分

• 公路工程管理文件材料是在公路工程建设活动中产生、全面记录和反映工程立项审批、工程准备、设计、施工过程质量、进度、费用控制及竣工验收工作内容、对建成后的工程项目进行管理、养护及改扩建具有重要查考价值的各种不同载体形式文件材料的总称，这些文件材料需由有关参建单位按一定规范进行系统化整理，并经建设单位向有关单位单位移交。

• 一般行政文件是指在工程建设过程中反映各参建单位在日程行政和党务活动中产生的文件材料，这些文件按文书档案整理要求进行整理，不需要向建设单位及运营管理单位移交。

• 如是业主在其管理活动中形成的行政文件，应按文书档案收集整理要求归入文书档案，不应与公路工程档案一并归档。

四、重复归档问题

• 监理与施工单位同时形成的同一内容的重份文件，以施工单位归档为主。（开工令、施工单位就监理下达的有关指令作出的具体答复及整改情况报告、申请检验报批文件等)

• 建设单位围绕质量控制、进度控制、费用控制和安全生产管理印发的普发性文件（即主送单位为各有关单位），以业主自己归档为主，其他单位不需向建设单位移交此类文件。 • 计划进度表由项目法人单位归档。

五、招投标、计量支付及计划进度表的归档

• 招投标及合同管理文件、计量支付文件和计划进度文件应单独收集整理编目和归档。

六、收集责任分工

• 交通主管部门及项目法人单位：负责立项目审批阶段、工程准备阶段及竣工验收阶段以及在工程施工管理过程中项目法人单位就工程质量、进度、费用控制方面召集有关会议、印发的有关管理性文件材料的收集和整理归档工作；

• 设计单位负责设计阶段（包括初步设计及施工图设计）形成工程勘察设计文件材料的收集和整理归档工作；

• 施工和监理单位负责施工阶段各自承包内容施工过程中形成竣工文件材料的收集整理和归档工作

七、公路工程文件材料收集要求

• 原始性。项目法人单位在工程竣工的时候应收集一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件，一般情况下应是原件。

• 完整性。收集齐全，记录全面，记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标

• 真实性。现场记录，同步进行。

• 准确性。施工原始记录数据准确，竣工图编制规范，图物相符。

• 规范性。实验检测表格填写应按规范进行，自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清楚，字迹材料应能满足长期保存需要。

八、收集方法

l 明确文件材料收集归档责任 l 同步开展

工程开工时，同时建立文件材料收集归档制度并定期进行检查； 每一工序和每项工作完成后，承办人员应及时将有关材料向资料管理人员归档，以便于开展预立卷工作。 1．平时预立卷制度

l 与收集工作同步开展预立卷工作 ü 预立卷工作应保持其连续性

ü 按照文件材料形成的自然过程确定预立卷类目 ü 结合案卷整理工作开展预立卷工作 2．设计阶段文件材料的收集方法

l 设计阶段按照设计的不同阶段结合设计文件的具体内容分别进行收集

ü 设计准备阶段 ü 设计阶段

3．施工文件材料收集及预立卷 l 施工准备阶段

按其工作内容分别开展 l 施工阶段

按分项工程分别建立预立卷类目 几种特殊情况 l 交工及缺陷责任期

4．合同段施工文件材料的收集方法

• 综合性文件的收集要求：合同段的总体开工报告、施工组织设计、施工方案、图纸会审及技术交底、设计变更、施工日志交工验收及工程总结可以合同段为单位按问题集中收集。

• 原材料及产品合格证明文件：如是同一单位工程共用的，可按单位工程集中收集；如果是某一分部工程专用的，应归入相应部位。 • 该合同段单位、分部及分项工程质量评定表及分项工程统计表可集中收集整理组卷。

• 标准试验及工艺试验可按单位工程集中整理组卷；抽样试验如土方及其他填筑施工密实度、混凝土、砂浆配合比、混凝土及沥青混凝土的强度试验等，应按分部分项分别收集整理组卷。

• 本合同段变更文件可以合同段为单位，按变更文件形成过程集中收集整理组卷。

5．施工阶段文件的系统收集

• 分清单位分部分项工程内容—依据单位、分部、分项工程划分情况建立施工阶段竣工文件材料平时收集的类目，并据此确定相应文件夹，将同一类目下施工过程产生的文件材料归入相应文件夹内。

• 同一单项工程先分清单位工程，同一单位工程再进一步分清分项工程，在同一分项工程中再按不同工序和专业进行划分。

• 施工原始记录文件的收集要求：以各分部分项为单位分别收集。不同分部分项的施工记录文件不能交叉收集。

• 施工单位各工序自检及检验申请批复等文件材料应分项工程（工序）分别收集整理组卷。

6．施工单位与业主、监理质量控制方面的往来文件

• 应按问题所针对的相关单位、分部和分项工程分别归档。 如监理就某一工序施工质量问题下达的整改指令，以及施工单位就整改要求落实情况的回复，应归入相关工序，连同该工序其他施工过程原始记录文件一并收集整理归档，不可将该合同段所有往来文件集中整理，形成往来文件转卷，不利于今后的查找和利用。

九、整理要求

• 整理的基本原则：遵循公路工程文件材料的自然形成过程和成套性的原则，分类科学，收集系统，编目规范，便于保管和利用。 项目档案整理总体要求（充分利用预立卷）

• 分类科学：应按工程文件材料的自然形成过程进行分类。首先是要按照项目基本建设程序的不同阶段，其次按照工程的自然进展过程，最后是结合文件材料自身的实际情况。 • 遵循文件材料的自然形成

ü 满足项目基本建设程序（施工准备、施工、交工验收及缺陷责任）

ü 符合工程施工流程 • 系统：

ü 应保持归入同一案卷的文件材料间的有机联系

p 首先应能反映分项（分部、单位）工程施工过程的有机联系 p 其次应能反映同一类工作活动文件材料间的有机联系（共用原材料、标准试验等）

ü 卷内文件材料的系统化系统 ü 案卷的系统化排列 l 编目规范

ü 卷内文件标题拟写及编目

应对卷内每份成件的文件依次进行登记，文件标题应能准确反映该份文件的具体内容。（如每一工序检验申请批复单，应标注工序名称） ü 案卷题名拟写及编目

案卷题名应能准确反映该卷文件材料的主要内容，标题中应包含项目、桩号、单位、分部及分项工程名称，合同段代码可不反映 ü 方便保管和利用（装订）

十、卷内文件系统化排列

• 卷内文件系统化排列基本要求：

依据卷内文件之间的有机联系，结合问题的重要程度进行排列。 竣工图可按设计图纸目录确定的顺序进行排列。 • 页号：在右下脚用阿拉伯数字依次编写

1.卷内文件目录的编制 • 卷一

序号

文件编号 题 名

责任者 编制时间

页次 备 注

1 XX高速公路一公局 2005-11-8 1-50 以一次报验审批

手续单独填写

K73+440-K73+473路基工程软土地基处理开工报告

2

XX

高

速

公

路

51 K73+440-K73+473路基工程软土地基中粗砂换填第一层施工原始记录 3

XX

高

速

公

路

70 K73+440-K73+473路基工程软土地基中粗砂换填第二层施工原始记录 6

XX

高

速

公

路

110 K73+440-K73+473路基工程软土地基中粗砂换填第五层施工原始记录 7

XX

高

速

公

路

125 K73+440-K73+473路基工程软土地基砂垫层施工原始记录

8

XX

高

速

公

路

139 K73+440-K73+473路基工程软土地基碎石垫层施工原始记录

1 XX高速公路K86+442苏 店河特大桥基础及下部结构2#墩及桩基工程开工报告

1-10

2 XX高速公路K86+442苏 店河特大桥基础及下部结构2#墩2-1桩基施工原始记录

… 11

3 XX高速公路K86+442苏 店河特大桥基础及下部结构2#墩2-2桩基工程施工原始记录

… 23

4 … XX高速公路K86+442苏 店河特大桥基础及下部结构2#墩桩基横系梁施工原始记录

… 34

5 … XX高速公路K86+442苏 店河特大桥基础及下部结构2#墩2-1、2-2立柱施工原始记录

… 55

6 … XX高速公路K86+442苏 店河特大桥基础及下部结构2#墩盖梁施工记录 … 67

8 … XX高速公路K86+442苏 店河特大桥基础及下部结构3#墩3-1桩基施工记录

… 80

9 … XX高速公路K86+442苏 店河特大桥基础及下部结构3#墩3-2桩基工程施工记录

… 100

11 … XX高速公路K86+442苏 店河特大桥基础及下部结构3#墩梁施工记录

… 110-125

• 卷二

序 文件 原 编号 号 1 责任者 题 名

编制 时间

页次

备注

4 5 012005336 行车隧道左线 ZK6+0-+560仰拱衬砌钢筋检验申请批复单

… …+590-+600… …

行车隧道左线 ZK6+0-+550明洞拱墙衬砌钢筋检验申请批复单

行车隧道左线 ZK6+590-+600…

行车隧道左线 ZK6+0-+580明洞仰拱浇筑混凝土检验申请批复单 行车隧道左线 ZK6+0-+580明洞仰拱浇筑混凝土开盘鉴定证明 … … …+590-+600…混凝土 开 盘鉴定证明

行车隧道左线 ZK6+0-+580明洞浇筑混凝土仰拱填充检验申请批复单

…ZK6590-+600…. 行车隧道左线 ZK6+0-+550明洞拱墙浇筑混凝土检验申请批复单 …ZK6+590-+600明洞仰拱 墙浇筑混凝土检验申请批复单 … 1-3

… …

11-13 14-15

9 … … …

24-25 25-39

10 …

11 … … 40-

12 … 13 … 14 … 15 …

… … … …

55-59 59-69 70-84 85-99

17 … 18 …

… …

100-114 115-129

22 … … 130-144

23 …

2.装订

• 装订。方便保管和利用为原则。三孔一线装订，蓝图可不装订，逐张加盖档号章。 3.案卷题名拟写

• 包括项目名称、桩号、单位（分部、分项）工程名称及文件名称。 以上述分项工程形成的两个案卷为例：

卷一的标题应为厦门东通道（翔安隧道）工程（A1合同段）左线行车及服务隧道（ZK6+0-+600）明洞浇筑分项开工申请批复单

卷二的标题应为厦门东通道（翔安隧道）工程（A1合同段）左线行车及服务隧道明洞浇筑（ZK6+0-+600）分项工程检验申请批复单及混凝土开盘鉴定证书

十一、案卷的系统化排列

• 由建设单位负责按照立项审批、设计、工程准备、施工和竣工的建设基本程序顺序进行系统化排列。其中施工阶段的案卷依路线进行方向，按照路基、路面、桥梁、隧道、交叉工程和沿线设施等单位工程顺序进行排列。在每一单位工程即合同段中，案卷的系统化排列一般是按照综合类（总体开工报告、技术交底、施工日志、共用的原材料质保文件）、单位、分部工程质量检验评定、分项开工文件、依照监理审批的施工组织设计工艺流程（工序）形成的各工序检验申请批复文件、施工原始记录、中间交工文件、合同段交工验收文件。

1.案卷目录的编制

• 按照《交通文件材料立卷归档办法》中交通科技档案案卷目录格式要求进行编制。 2.建设项目档案案卷目录样式

序号 档号 1 2 3 4 8

案卷题名

编制单位

编制 时间 … ……

页数 备注 200 150

9

10 11

XX高速公路K70+000-K80+000路XX项目办 基工程开工报告

XX高速公路K70+000-K80+000工….. 程交桩测量批复文件

XX高速公路K70+000-K80+000工….. 程技术交底及图纸会审记录

XX高速公路K70+000-K80+000工…… 程水泥质量保证文件

XX高速公路K70+000-K80+000工…….. 程路基工程单位、分部工程质量检验评定

XX高速公路K70+000-K80+000工 程路基工程单位、分部工程质量检验评定汇总

XX高速公路K73+440-K73+473路 基工程软土地基施工文件材料

……. 30 160 306 240

139

12 13 14

XX高速公路K86+442苏店河特大XX项目办 … 200 桥基础及下部结构2#墩及3#墩施工文件材料 ….. …… 150 ….. ……

……. 30

施工阶段按照单位工程结合桩号…….. 进行汇总排列：路基、路面、大中桥梁、互通立交、隧道工程、交通安全设施、房建绿化

3．完成整理及移交时间

• 应按工程进展情况同步完成文件材料的收集整理工作。

• 合同段应在通过交工验收时，施工单位和监理单位应按上述归档范围要求，完成该合同段工程档案的整理和移交工作。 4．案卷的汇总

• 按照《公路工程文件材料立卷归档管理办法》（交办法〔2001〕390）第五章有关规定，建设单位各承办机构和公路工程各承包单位在项目完成时，向建设单位档案部门移交经系统整理过的全部文件材料。 • 建设单位负责按照立项审批、设计、工程准备、设计、施工（含监理）、竣工验收等等不同阶段和工作性质，负责对移交的全部案卷进行系统化整理和排列。其中施工阶段的案卷，以各合同段案卷系统化排列为基础，依路线进行方向，按照路基（含桥梁、隧道等）、路面及其他附属设施进行系统化排列。

• 按照《交通文件材料立卷归档办法》要求， 编制案卷归档目录。 • 招投标及合同管理文件、计量支付、计划进度单独汇总整理编目。 5．档号编制问题 • 简单明了。