秘书实训教学大纲

一、制定依据

《秘书实训》教学大纲是根据普通高等学校“十五”规划教材《秘书实训》》课程教学大纲的实训教学要求而制定的。 二、课程性质与任务 1．性质

《秘书实训》是实施《秘书学》与《秘书实务》专业课程教学计划的有机组成部分，旨在培养和提高学生从事秘书工作的动手能力，所涉及的知识点为：《现代通讯实务》、《现代信访工作实务》、《现代接待实务》、《现代会议实务》、《现代公文处理实务》等章节。 2．任务

使学生接受秘书职业技能的训练，提高学生接打电话、接待客人、安排会议、处理文书以及办公室日常事务等方面的动手能力。 三、基本理论知识

1．实训课程涉及的理论知识 （1）传真收发

（2）电话的功能和通话程序 （3）来访接待 （4）会场布置 （5）签字仪式 （6）收文与发文处理

2．各种实训设备工作原理及相关知识 （1）传真机（联网）及其使用知识 （2）电话机（联网）及其使用知识 （3）会场设备、会议用品及其相关知识 （4）接待用品及其相关知识 （5）日常办公用品及其相关知识 四、基本技能要求

1．熟练收发传真；

2．能按秘书工作的要求接打电话，熟练使用电话的基本功能； 3．礼貌并规范接待客人；

4．会布置领导办公会、签字仪式的会场，做好签到工作和记录工作； 5．熟悉文件收发的程序，能签收、拆封、登记文件。 五、实训项目与内容 1．传真收发 （1）发送传真

1）书写：①简明扼要；②在A4型（297×210毫米）纸上用深色墨水，字

迹清楚端正，不小于4号字；③设计传真件格式：

2）传送：确认传真机上的“传真／电话（FAX/TEL）”开关处在“传真（FAX）”位置；确认传真机处于“准备好”（READY）状态；将发送原稿书写文字的一面朝下装入进纸口；用电话拨通对方，确认对方传真机信号；按启动键（START）；发送指示灯亮或液晶显示屏上出现“TRANSMIT”后挂机；发送完毕液晶显示屏出现“OK”后，取下原稿。

3）登记：在专门的“传真收文登记簿”上进行登记。如果原稿未采用上述传真件格式，而是一般的信函和图表，则取出原稿后，标上传真编号，注明发送日期、时间、收件人单位名称和姓名（应当与传真登记簿相一致）。

4）保存原稿 （2）接收传真

1）装纸：记录纸幅面要符合规格；纸的正面对着记录头；纸卷的两端不能卡得太紧。

2）接收：①自动接收：确认传真机处于“准备好”状态；电话振铃后传真机自动启动并接收传真，然后又自动恢复到待机状态。②人工接收。确认传真机处于“准备好”状态；电话振铃后摘机与对方通话；按对方要求按下启动键（START）；挂好话机。

3）登记：收到传真件后，在专门的“传真发送登记簿”上进行登记。 4）处理

传真件收到后，按公文处理程序进行处理。

2．接打电话 （1）主叫通话程序

准备通话提纲；查记对方号码；正确拨打电话；主动自我介绍；准确陈述内容；复述通话内容；礼貌告别对方；检查挂机情况。 （2）被叫通话程序

准备记录电话；迅速摘机呼叫；主动自报家门；辨明对方身份；仔细听记陈述；复述来电内容；礼貌告别对方；检查挂机情况。 3．来访接待

（1）领导预约来访接待：礼貌招呼；通报领导；引导客人；介绍；引座；退出前，先请示领导是否还需要秘书办什么事，退出时要轻轻带上房门；客人走时秘书应与之礼貌告别。

（2）不速之客接待：礼貌招呼。辨明身份，区别处理：上级部门的领导或工作人员以及事关重大的来访，应立即通报领导；本单位的一般干部或普通员工求见领导，事项重大、情况紧急的，立即通报领导，一般汇报请示或反映问题，视领导的忙闲安排；属于职能部门办理的事项，可告知来访者应当联系的部门和具体联系人；秘书能够独立解决的事项，应自己接待办理，并做好记录，事后报告领导；来访者要求会见领导，但实际上不必由领导亲自接待的，或者是无理纠缠的，秘书要耐心解释，做好挡驾工作。 4．安排领导办公会议

（1）现场准备：桌椅、座位格局、座次、茶水、茶具； （2）签到：签到桌、签到表（格式规范）、笔； （3）文件分发：文件按人头分装，现场分法时签收； （4）记录：使用格式规范的记录纸。 5．安排并组织签字仪式 （1）印制签约文本

1）涉外双边会谈签字的文本如用各签字国的文字同时印制，应将各方的本国文字置于各方自己保存的文本的前面（从右向左竖排文字则在右侧）。 2）涉外双边签字缔约，各方签字的位置应当安排在各方自己保存的文本签字处的前面（从右向左竖排文字则在右侧）。

（2）现场布置和物品准备

1）签字桌椅。涉外双边签字仪式的座位按主左客右的惯例摆放，即客方的座位安排在主方的右边。签字桌上可放置各方签字人的席卡。

2）国旗。按主左客右的惯例交叉插在签字桌中央的旗架上，也可以分别插于签字桌的两端或并挂在背面的墙上。 3）文具。笔、墨水、吸墨器（纸）。

4）文本。各方保存的文本置于各方签字人座位前的桌子上。

5）参加人员位置。双边缔约，参加签字仪式的人员按主左客右的惯例分成左右两边站立于签字人员的后面，各方身份最高的领导人并排站立于中间，其他人员按双方高低向两侧顺排（见涉外签字仪式图1）。助签人应站在各自签字人员外侧协助签字。

6）讲台。如安排各方领导人致辞，可在签字桌的右侧摆放讲台。 7）会标。会标要求醒目，并反映签约各方的名称、签约内容。 （3）签字仪式的程序 1）介绍主要来宾。 2）宣布签字仪式开始。

3）双方签字。①签字各方在司仪的安排下进入预定的位置。②签字人在己方保存的文本上签字，助签人为签字人员翻揭文本，指明签字处，并用吸墨器（纸）吸干。③缔约方在各自保存的文本上签字后，由双方助签人互相传递文本，签字人员再在对方保存的文本上逐一签字。④签字毕，各方签字人员起立，交换文本，相互握手致意。

4）主客双方先后致辞。 6．收发文处理 （1）发文处理

1）发文登记。使用电脑登记，在电脑中用WORD制作登记簿，项目要齐全。 2）开写信封。①信封上的受文机关名称准确清楚，地址、邮编要详细无误。②保密件、急件必须在信封上标明密级和紧急程度；亲启件要写明收件人的姓名并加上“亲启”字样。

3）文件装封。①重要文件应填写“发文通知单”，并与文件一起递送，其内

容包括文件标题、发文字号、份数、附件等，以便对方查对。②装封时要做到五查：查文件份数；查有无附件；查是否漏盖印章；查文件的受文机关与信封上的受文机关是否一致；查有无多发、重发或漏发的单位。⑤封口要牢固。保密件需用棉纸密封条封口，并在封口上加盖保密戳。 （2）收文处理

1）签收。在确认信封内文件没有受损、缺页、缺少和泄漏后，方可签字。 2）拆封。①亲启件直接呈领导人，未经特许，不得开拆。②拆封时应用剪刀沿封口剪开，不要剪去邮票、邮戳、邮编、地址等标记。③拆封后，应取尽信封内的所有物品。④对文件或来信应先浏览一遍，分清轻重缓急。来信如缺张少页、应注明。⑤信封应与信纸一并装订。

3）收文登记。①收文登记前应先在所收公文的眉首上加盖收文登记章；②在电脑收文登记簿上进行登记；③填写“文件处理单”。 ××××（机关名称）文件处理单

来文机关 来文字号 文件标题 批办意见 拟办意见 处理结果

4）拟办。拟办时应说明可能涉及的工作或问题、过去办理的简要情况、此件应由哪个部门办理（如需两个以上部门办理的应当提出主办部门）、如何办理、办理时限、办理后文件是否应退回、由谁归档。 六、实训学时分配表 序号 实训项目 学时 1 传真收发 2 2 电话接打 2 3 来访接待 2 4 安排领导办公会议 2 5 安排并组织签字仪式 2 6 收发文处理 2

七、实训指导书

1．《秘书实训》，徐静 周渔村主编，高等教育出版社；《秘书实务》，王育主编，高等教育出版社，2003年版。 2．实训报告基本格式

（1）标题：实训内容＋实训报告 （2）署名：专业、年级、学号、姓名

（3）正文：实训内容、时间、准备情况、实训过程、遇到的问题和改进的措施、小结。 （4）报告时间 八、实训考核 1．实训考核的原则： 重点考核学生的操作技能 2．实训考核的办法及形式： 学生现场操作，教师现场打分。

会务实训课程教学大纲

课程编号 0680041 编制人 曹 辉 编制日期 修订日期 审定组（人） 黄晓文 审定日期 2006年8月 2005年7月 2006年7月

1 学分/学时：（理论教学+实践教学）：1 /56（0＋56）

2 先修课程：办公室业务实训、秘书学、秘书实务

3 使用专业：三年制文秘（中英文）

4 教育目标：

使学生了解办会的一般程序，掌握作为秘书如何做好会前准备工作、会中协调管理工作及会后落实反馈工作；并能熟练掌握办会的基本礼仪，具备组织协调的能力，懂得秘书在办会中的职责，达到秘书办会能力的要求，培养学生良好的职业素质与专业核心能力，为从事文秘类工作打下坚实基础。

5 教学基本要求：

会务工作是秘书的基本工作之一，办会能力也是文秘专业学生的核心能力之一，如何保证各种类型的会议圆满完成、达到预期目的，不仅需要秘书做好充分的会前准备、会间周到细致的服务，而且要求有高质量的会后总结。通过一周的会务实训，需要让学生掌握会务的管理技巧，实践会务的整个流程，使学生具备独立承办小型会议的能力。具体要求如下：

5.1 会前筹备：通过学习，让学生了解如何确定会议的主题，如何安排会议方

案，并能根据不同会议的要求合理选择办会地点与会议室的具体布置；学会如何撰写会议通知，确定会议议程的原则与要求，提前准备会议期间所用的各种文件资料；并能撰写切实可行的会议方案；根据方案检查会议筹备的情况；

5.2 会中服务：通过实践，使学生能做好会议报到、签到手续，做好会务接待

工作；能妥善安排与会人员的生活及会务工作；具备处理突发事件的能力；并能做好会议期间的会议记录、会议纪要、会议简报等相关文件；熟悉并能掌握会务服务的礼仪规范。

5.3 会后落实：通过实践，使学生熟悉并掌握会后文件的处理情况，如何整理、

归档文件，如何撰写会议总结，做好清退文件工作及会场的清理，并掌握撰写新闻稿的能力；做好会议评估工作，做好会议精神的传达与落实。 5.4 会务礼仪：通过实践，使学生了解会务过程中的一般礼仪知识，能正确地

着装、引导、安排座位、接待、电梯等相关礼仪，并能熟练应用。 5.5 各种类型会议的介绍、特点及工作要点，如新闻发布会、签约仪式、谈判、

剪彩仪式、开放参观等活动如何展开，此类会议的一般程序，及秘书应具备的能力要求。

6 教学内容、学时分配：

序号 学时分配 教 学 内 容 理论 实操 1 会前准备 1.1 会议议程的确定 1.2 会议通知的撰写 1 1.3 会场的布置 1.4 制定会议日程表 1.5 会前工作的检查与落实 2 会中组织 2.1 会议报到 2.2 会间服务 2 2.3 会议生活的安排 2.4 会议记录 2.5 会议简报 2.6 突发情况预案 3 会后落实 3． 1 安排与会人员返程 3． 2 会议文件清退 3 3．3 整理会议室 3．4 会议文件的立卷归档 3． 5 会议经费的结算 4 4 会务礼仪 4.1 接待基本礼仪 15 15 10 6 序号 4.2 接打电话礼仪 4.3 安排座位礼仪 4.4 生活服务礼仪 学时分配 教 学 内 容 理论 实操 5 各种类型会议组织情况 5.1 新闻发布会 5 5.2 签约仪式 5.3 开放参观活动 5.4 剪彩仪式 合 计 10 0 56

7 教学形式方法：

采取任务驱动与情景模拟相结合的教学方法。充分发挥实训类课程的教学优势，运用以学生为中心的任务驱动法，将学生分组完成相应的办会任务，如文秘专业教学指导委员会、秘书节开幕式、秘书工作情景大赛、秘书节毕幕式等具体的办会任务，让学生通过实践，掌握会前准备、会中服务及会后落实的各项要点，并实践会务礼仪等相关知识，由指导教师在办会过程中指导，穿插理论教学，将理论教学与实践教学有机地结合起来。另一方面，通过情景模拟，让学生分组完成指定的案例，如新闻发布会、签约仪式等，突出实践教学的优势，充分调动学生学习的积极性和主动性，强调培养学生的实际操作能力及解决实际问题的能力。

8 考核形式：

考核由形成性考核和终结性考核组成。形成性考核重点考察学生在完成各项任务的表现，与同学之间的配合情况及工作的主动性与积极性，占总成绩的50%。终结性考核即任务驱动，占总成绩的50%，包括办会的实际效果及会务档案的整理。

9 教材：

《秘书实务》，葛红岩主编，高等教育出版社，2006年。

10 主要参考书：

10.1 《办公室事务管理案例与实务》，胡鸿杰，中国人民大学出版社，2004年。 10.2 《办公室实务》，陆瑜芳，复旦大学出版社，2003年。 10.3 《新编办公室工作实务》，任玉忠，蓝天出版社，2003年。

10.4 《办公室事务管理》，众行管理资讯研发中心编著，广东经济出版社，2003

年。

10.5 《秘书国家职业资格培训教程四级秘书》，中央广播电视大学出版社，2006

年。

11 教学条件：

秘书会务礼仪实训室、文秘综合技能实训室、小音乐厅、电脑、投影仪、数码相机、礼仪实训服装；

12 必要说明：

可根据学院、中文系在此期间会议活动的安排具体开展任务驱动。

应用文写作实训教学大纲

一、实训课的性质、目的与任务：

应用文写作课程是我院开设的一门专业基础课。本课程应用性、操作性较强，使用范围广。

设置本课程的目的：“应用写作十分重要”，这已是当代社会人们的共识。学习应用写作，已成为时代的迫切要求。应用写作能力是学生毕业后工作的基本技能之一。学生通过学习这门课程，能根据需要，写出既符合党和国家的路线、方针、政策以及有关的法律、法规，又符合应用写作格式和要求的应用文，提高秘书的综合职业能力，提高秘书的专业素质。

设置本课程的任务：本课程以文书写作等知识为基础，以应用写作知识为出发点，结合高职高专学生，尤其是文秘类学生的学习特点和文秘职业特点，学生通过理论学习和写作练习，掌握一定的应用写作基础知识，增强对应用写作知识的理解，培养应用文写作思维，提高撰写应用文写作的能力，提高学生的专业素质，以适应当前和今后在学习、生活、工作中的写作需要。

二、实践教学的基本要求：

本课程的实践教学主要是要求学生掌握所学的各种实用文体写作的能力，侧重培养学生对各种文体撰写的实践能力。

具体说来，应达到：

认识：让学生认识到应用写作的基本理论和基础知识。 会操作：常用应用文体选择、写作与修改。 掌握：常用文体的写作格式及基本要求。 三、实践教学项目：

应用写作课程实训项目内容安排表 类别 实训任项目 务 调研 对本校学生消费情况 实训目的 通过本次训练，使学生熟悉调查研究的流程，探实训要求 1、 分组活动 2、 使用两种以上的调查方实训考核 课时 写出一份调研报告 类别 实训任项目 务 作一次调研 实训目的 索调研的方法，并掌握调查报告的写作格式和技巧 实训要求 法 实训考核 课时 2 举行一 次 掌握简历和求职书的写作格式和技巧 1、 分组进行，角色分工明确 2、 地点在学校操场 提交一份简 就业 模拟招 聘会 历和求职书 2 2 通过本次训练，模拟组会务 织一次学代会 使学生熟悉组织会议的一般流程，并掌握各种会议文书的写作 1、实训地点： 教室 2、遵守会议 秩序 设计制作一份会议简报 类别 实训任项目 务 实训目的 实训要求 实训考核 课时 模拟进行一次洽谈 购买教学设备的洽谈活动 通过本次训练，使学生掌握经济合同的写作格式及注意事项 1、自选洽谈背景及方式 拟写购买合 2 2、时间控制在同 15分钟以内 为学校公文 代为拟写公文稿 通过本次训练，使得学生掌握各种公文的写作格式 1、 分组进行 2、 各组互相交换批改 1、以班级为单 提交一份公务文书 2 2 提交一份礼仪文书 2 筹办一礼仪 次社交礼仪活动 通过本次训练，使学生了解礼仪文书的使用环境，掌握礼仪文书的写作技巧 位进行，自选活动内容 2、在活动中分角色发表欢迎词、欢送词、答谢词 撰写一科研 份实验报告 掌握实验报告写作的要素及写作格式。 通过具体的实验撰写实验报告 提交一份实验报告 2 类别 实训任项目 务 实训目的 通过本次训练，使得学生了解活1、实训地点：校园人流比较集中的地方 营销数量统计；提交一实训要求 实训考核 课时 2课时 开展一策划 次大型营销实践活动 动策划书的写作格式及技巧，同时锻炼学生适应环境，随机应变的能力以及语言表达等沟通能力 2、以班级为单份该活动的位进行 评估报告 传播 组织一次校园活动 通过本次训练，模拟举办一次从业 XX单位年终总结大会 使学生了解述职报告的使用环境，学会写作述职报告，并在实践中体会丰富多彩的述职形式。 1、实训地点： 教室 2、遵守会议 秩序 3、可分组进行，评选出最优秀的述职报告 培养学生的自我维权意识 提交一份述职报告 通过活动撰写相关报道性文章 积极主动参与了解活动与文提交一篇消息类文书 2 种撰写的流程 2 模拟法维权 庭撰写诉状 2 了解如何维权及文本的撰写 撰写一份诉讼状或答辩状 四、主要参考书：

（一）《应用文写作》，汪祥云主编，上海交通大学出版社，2005年7月版。

（二）《高职应用写作》，杨文丰，高等教育出版社，2006年版。 （三）《财经应用文写作》，刘春丹，北京大学出版社，2007年7月版。 五、实训教学建议：

（一）指导学生学习所学文种的文体结构、内容结构和写作要求等，熟知写作应用文应必备的应用写作理论知识。

（二）引导学生多接触范文。首先，学生预习时，教师指导学生多阅读优秀应用文范文。其次，教师教学时，应当结合应用文理论知识，分析优秀范文。（教师应当选用一些具有时代感、与学生实际生活较相关的优秀范文进行讲析）。

（三）指导学生进行大量的、有效的作文训练，通过写作实践形成良好的写作习惯和熟练的写作技巧。

（四）教师当面批阅学生作业，并及时讲评。教师当面批改和讲评学生作业，可以让学生及时发现写作中出现的错误，以及出现错误的原因，也便于学生及时改正。

（五）采取“过关制”。即对于不合格的作业，一定要让学生改正，直到写出合格的应用文后才算过关

2006年文秘专业人才需求调查报告

一、民营企业对文秘专业人才的需求

民营企业是本院文秘专业学生的主要就业方向之一。据沈建红先生等人的调研结果，首先作出民营企业需求文秘专业人才有关情况的报告。

文秘专业是一个传统的人文类基础性专业，随着市场经济的迅速发展，整个社会对文秘人才的需求状况正在发生深刻的变化。民营企业在不断崛起的过程中，急需中高级文秘人员。用一位民企老总的话说：像我们这样规模较大、发展较快的民营企业要选几名“像样”的文秘人员都很难，其他中小企业更难了。这说明许多民营企业都想拥有“像样”的文秘人才。

那么，民营企业究竟需要什么样的文秘人才?他们急需的文秘人才应具备哪些素质和职业能力、知识结构?高职院校应如何顺应民营企业的需要培养适用性人才?这些都是高职院校应该弄清和考虑的问题。为配合我校文秘重点专业建设与教学改革工作，本课题组于去年下半年起至今年6月，开展了旨在为文秘专业改革提供依据的民营企业需求情况的调查活动，目标是调研民企对文秘人才的需求，了解民企对文秘人才的综合素质、知识结构和专业技能等方面的要求。此次调研活动以民营企业为调查对象，重点走访了12家民营企业，主要采取走访面谈、问卷调查以及资料调研等方式，发放问卷并回收110多份，在访谈和问卷中获取了大量的第一手资料。

通过调研活动得出结论：文秘人才的需求前景看好，民营企业对文秘人才的需求十分注重素质和能力需要。因此，高职文秘专业的教学改革应以社会需求为导向，重视人才的综合素质、专业知识和职业技能的培养，突出企业特色和适用性，以增强文秘专业人才的就业适应性。

从需求数量上看，被调查的民企 100％均表示需要文秘人才。在回答今后三年平均每年需要文秘专业毕业生人数时，90％以上的单位选1—2个，另有近10％的单位选了3—5个或更多。这说明民企对文秘人才的需求有一定的空间。

从需求层次上看，80％以上的单位选择了大专(高职)毕业生，只有不到 20％的单位表示需要本科及本科以上的毕业生。这显示，民企对文秘人才的需求比较

注重实际，一般认为受过文秘大专层次教育已够用。不少民企认为，他们急需的是文秘专业方面的适用人才，看重的是文秘人才的专业素养、技能和事务能力，并非仅以学历高低为条件。

从需求的秘书类型上看，65％的单位选了复合型秘书，这表明，当前复合型人才最受欢迎，其次为应用型秘书· (15％)、创新型秘书(10％)，另有5％的单位分别选了操作型秘书、技术型秘书。

调查反映，民营企业对文秘人才的素质需求是多元化的，但都存有“德才兼备”的倾向。据统计显示，民营企业注重的文秘专业毕业生的综合素质，从高到低依次是：思想和道德素质 (33％)、文化素质(27％)、业务素质 (13％)、心理素质(8％)、团队协作精神和沟通协调能力(5％)等。大部分单位在招聘文秘人员时最看重的是基本素质，如品德修养、灵活程度、努力程度和知识面等，可以概括为“要素质而不求专业精”。

素质中，“德”为首，可见“德”在民营企业的重视程度。思想和道德素质方面选择较多的是：职业道德(75％)、事业心(63％)、良好人际关系(43％)、吃苦耐劳精神 (38％)、忠于职守(28％)。

文化是知识经济时代的显著特征，其高低在很大程度上影响着个人的整体工作水平。因此，民企对文化素质的重视程度排第二位。最注重文秘人员的文化素质是从高到低依次是：掌握扎实的专业技术知识(38％)、掌握宽阔的专业知识(28％)、了解一般的人文科学知识(26％)、掌握相关学科知识(16％)、了解一般的社会科学知识(4％)。

业务素质往往会直接影响工作效率，民企注重的文秘毕业生的业务素质依次是：独立工作能力 (42％)、组织管理能力(35％)、实际操作能力(28％)、创新能力(23％)、获取加工和利用信息的能力 (10％)。

良好的心理素质也是民企关注的因素，当今社会是一个充满竞争和挑战的多元化社会，文秘人员能否适应新时代并谋求工作的成功，很大程度上取决于个人心理素质的强或弱。民企最注重毕业生的心理素质是易于投入、热情工作的心理(40％)、自信心(37％)、自主主动工作(25％)、追求卓越、渴望成功(11％)、开放乐观(9％)。

值得一提的是，团队协作精神与沟通协调能力越来越为民营企业所看重。有

位民企的人事主管说，企业需要的是沟通能力强、有亲和力，能够运用自己良好的沟通能力与企业内外有关人员接触，能够合作无间、同心同德、完成组织的使命和目的的人。平时在学校参加社团、组织策划完成过大型活动的学生最受欢迎，这些学生到了工作岗位后，很快能融入团体，顺利开展工作。

调查显示，民营企业最看重的文秘专业毕业生的前五项综合能力，依次为语言表达能力、人际沟通能力、应变能力、实践能力、文字表达能力。文秘从业人员必须具备这五种综合能力才能适应现代民营企业的要求。认为文秘从业人员应该具备的职业能力，按重视程度，依次为职业道德、敬业精神、专业素养、使用和维护现代办公设备的能力。

民营企业在录用文秘专业毕业生时最看重的能力因素是“专业水平”(26％)，其次是反映专业能力、沟通能力、心理素质等综合能力的“面试的第一印象”(19％)；再次是“社会实践经历”(18％)。此外，“外语水平”(15％)和“计算机水平”(9％)，而这两项也可以视作专业能力。专业水平是民企最看重的素质，它是文秘专业学生就业能力的基础。

另据问卷调查显示，在被调查单位中对应聘秘书岗位的毕业生是否获得秘书职业资格证书表示重视的占35％，一部分单位表示不会十分在意，关键是看是否真正具备秘书的职业技能，当然有的话最好；对获得电脑操作等级证书重视的占55％，但对是否获得外语等级证书却100％表示重视。

在问到文秘专业毕业生除了文秘专业知识外，最需要掌握的其他知识时，民企的老总选择最多的是经济管理、科技等方面知识，会计、统计和财务管理等方面知识以及企业管理知识、法律知识等。

大部分民企认为高职学生最需要进一步培养的能力是：敬业精神、知识能力水平、文化素养和吃苦耐劳精神。在问到高职毕业生与其他重点或名牌学校的毕业生在知识能力水平上有否明显差距时， 85％的民企单位认为有一定差距，还有的认为有明显差距。在问到高职生就业中存在的主要问题，大部分民企单位认为是高职院校的人才培养规格和质量目前还难以满足社会的需求，高职生的知识结构还不能完全适应经济的快速发展。

据调研显示，民营企业对文秘专业人才的需求有很多的共性，概括起来有四个特点，一要有良好的工作态度，有谦虚好学的品行；二要肯吃苦耐劳，学会适应环境；三是注重情商，善于沟通协调、与人共事；四要一专多能，有能胜任文

秘工作的综合素质、能力，属复合型通才。

调研中我们发现，民企需要的文秘人员实际上是“综合文秘”。因单位规模相对较小，文秘分工不是太细，文秘人员身兼多职，往往集文秘工作、财务、统计、人事、档案管理等多种工作于一身，除了必须具备的文秘专业知识和能力之外，还要掌握其他非文秘专业的基础知识。不仅要具备办文办事、熟悉掌握现代办公设备的能力，还要有熟悉驾驭语言的能力和较强的社会活动能力。他们既要为企业领导当“门面”、当“窗口”，搞接待、公关，还要为企业领导出谋献策、辅助决策。

此外，商务秘书、涉外秘书将会成为民营企业需要的秘书主要类型。在市场经济舞台上，企业的秘书不仅要懂得涉外法规、涉外礼仪、涉外经济，还要明白商务方面的信息，了解企业的产销规律和特点，具有一定的策划能力和营销能力。适应民企的客观需要，文秘人员要学习涉外法规、现代企业管理知识和现代生产技术，掌握相关信息资料，学习和运用法律知识，履行好依法办事的责任，适应企业的新需要。

民营企业秘书的参谋咨询作用相对于其他类型的企业更为突出。企业为了在激烈的市场竞争中获胜，更需要高层次、高水平的秘书为自己当好参谋，以增强企业的竞争力。一个好的秘书不仅要做好本职的分内工作，还是主管“上司”的好参谋、好助手，有些事情要替“上司”考虑周全，甚至在不影响关系的前提下，有效地引导“上司”开展各项工作，这是新时期对民企文秘人员提出的新要求。

随着民企经济的发展，民企对文秘人员的文化素养要求越来越高。文秘人员不仅要以“文化”一员的身份参与、促进企业文化的发展，又要以对外使者的形象去展示企业文化的理念与内涵。要以自己独有的专业特长参与企业文化建设。从企业外在形象来说，从厂房样式、环境装饰、标语口号到厂徽设计、节假日氛围布置等，基本都是靠文秘人员来承担。内在形象更是无边无际，从公关、礼仪、交流、会议、办案等都是文秘工作的范畴。

根据调研，对文秘专业教学改革提出几点建议

1．从“行政秘书”模式向“企业秘书”模式转化。随着国家机构改革的深入和公务员制度的全面实施，文秘专业高职生大部分将无可选择地进人企业就业。作为一种培养应用型专门人才的高职秘书教育，应顺从秘书工作职业岗位由行政秘书到企业秘书的趋势变化，面向我国各类所有制企业特别是广大民营企业

办学，树立鲜明的企业特色，围绕现代企业所需的秘书类型来组织教学改革，无论是在课程设置还是具体授课内容的安排上，都必须突出企业特色，并强化企业秘书的综合职业技能训练，使学生毕业就能就业，成为深受现代企业欢迎的文秘人才。

2．以“应用性”为主旨，整合文秘专业课程体系。对文秘专业相关课程进行整合。不再强调学科的系统性、完整性、理论性，而以实用性、技能性为特点，删除陈旧课程，合并重复课程，适当精简必修课程，以实用、够用为主；增设选修课程，开设企业文化学、企业管理学；兼容公共关系类课程，设立社交礼仪、现代人际关系学、商务谈判实务等课程；突出现代文秘特色，设立办公自动化、涉外文秘、外语交际口语、计算机文秘应用软件和汽车驾驶技术等类课程，补充新兴科技的发展、世贸组织对文秘工作的影响和要求等内容，以确保教学内容的先进性。

3．注重职业能力培养，全面实施素质教育。实行人才培养模式的转变，要着眼于对学生五种素质和三种能力的培养。五种素质是指德、识、才、学、体五个方面，德包括道德品质、职业素养、个性心理品质三个层次；识是指见识；才是指才能；体是指体魄。三种能力，一是指语言能力，即要有较强的文字写作能力，又要有较好的口语表达能力，即精通国语，又谙熟外语；二是独立的分析与解决问题的能力，不仅要掌握娴熟的专业知识和专业技能，还要掌握获取信息、处理与利用信息的能力。三是创新能力的培养，是指文秘人员创造性地贯彻领导者的意图，为领导者工作提供最佳服务的能力。这些基本素养对于将来从事文秘专业学生而言可能比理论知识与专业技能更为重要。特别是要培养良好的人格特质，主要包括敬业、奉献、诚实、可靠，善于与他人合作、有吃苦耐劳的精神等，这些是民营企业衡量文秘人才的重要标准，高职院校要加强对文秘专业学生这些方面的职业素养与人格特质的教育与培养。

4．强化职业技能训练，探索多证多能教学模式。合理设置实践课程，精心设计课程实训、实习、社会实践，使学生获得从事秘书职业所需的知识和技能，并获得进入秘书职业所需的秘书职业技能鉴定证书。在文秘专业实践体系中，使秘书基本技能与现代信息技术运用、人文素养、国家秘书职业标准相结合，强化学生的现代商务、现代办公设备应用、人际交往和企业管理等职业技能训练。提倡多证多能，要求文秘专业学生在取得专业文凭的基础上，持有多种能力证书，

如文秘职业资格证，普通话证书，外语、计算机等级证书，汽车驾驶证以及电子商务、报关员等资格证书，提高毕业生的就业竞争力。

5．重视人文精神，强化人文素质教育。秘书作为一种综合性、服务性、文化性很强的职业，不仅要具备秘书职业岗位要求的实际应用能力，又因其服务过程中包含着丰富的文化内涵，还须具有较高的人文素养。学校可搭建文秘专业需要的文化平台，结合学生社团，课内与课外结合，开展利用地方特色文化为载体的人文素质教育与实践活动，让学生加深对地方文化的解读与体味，促进学生运用能力的提高。与地方文化产业骨干企业合作，建立强化人文精神、创新人文素质教育的实践基地，组织文秘专业学生到企业去感受企业精神，体验企业文化，使学生获得广泛的人文知识和技能。

本次调查我们力求客观、真实地反映民营企业对文秘人才的需求，尽力为高职文秘专业教学改革、提高文秘专业学生就业适应性、更好培养适应民营企业需求的专门人才提供依据和建议。尽管在调查过程中我们的调研工作会存在着局限性，在思考分析中会出现一些偏差，但我们相信，这些具有实践应用价值和参考意义的调查研究成果定会促进高职文秘专业建设和教学改革的健康发展。

二、珠三角部分地区近期职场对文秘的需求

据《广州日报》报道，近期珠三角用人单位对秘书的需求量逐渐增大，秘书职位正在走俏。以东莞市为例，统计数据表明2005年8月和9月该市的文秘岗位大约达到1500多个。

以往只负责抄抄写写的秘书，往往给人“花瓶”的印象。如今秘书工作被划分到行政管理范畴，主要是帮助经理分担日常事务，职责涉及到文档信息管理、会议和约会的安排、起草信函和文件以及内部和外部的沟通等各方面，已经成为一个公司、单位不可或缺的职位。

同时，对文秘职位的要求有了提高。在招聘会现场发现，不少招聘单位要求秘书具备人际交往、文档管理、计算机运用等多方面能力以及灵活性、独立性、耐心细致和敬业精神。

一位企业负责人称，在不同规模的公司，对秘书人才的要求也不同。一些处于起步阶段的公司和人员配备较少的办事处，比较青睐多才多艺的“全能型”秘书；而一些大企业、大单位，由于分工细致，更需要与专业对口的“专才”。为

了获得高工资，文秘可以通过培养额外技能来使自己变得稀缺，从而提升自己的人力资本价值。

据介绍，文秘培训课程设置囊括商务文秘、企业管理、职场商务礼仪、社交口才、日常英语、项目代表、谈判技巧、求职技巧等八大方面。

同时了解到，秘书待遇差别甚大。来自江西的陈小姐表示，虽然她在某公司担任秘书一职已近两年时间，但底薪只有千余元，而且两年来也未曾有过调薪。她很想跳槽去待遇好点的企业，但是在人才市场内转过几圈后发现，要不就是外企门槛太高，自己的能力达不到，要不就是一些简单性的文书工作，工资水平和目前相差无几。

业内人士介绍，一般来说，秘书职位所需的职业技能是一种通用性的技能，因此可替代性较强，由此造成该职位的流动性较大，职员的工资相对不高。但在一些知名企业，若由普通文员提升为总裁或经理的专职秘书，在待遇方面差别甚大。

文秘专业教研室 二○○五年八月二十五日

2005年文秘专业人才需求调查报告

一、当今社会秘书职业的重要性

秘书是在领导身边，辅助领导，掌管文书，处理信息和办公室日常事务，是具有秘书职务的专门管理人才。据调查研究表明,秘书职业主要具有如下特点:(1)秘书职业是一种人数众多的职业,又是渗透于一切行业中的职业。无论政治、经济、军事、外交、文教各条战线的领导机关,或是厂矿、农村、医院、学校的领导人,都需要或多或少、或专职或兼职的秘书人员来支持、辅助其领导工作。显然,秘书职业遍布于一切职业之中,位居各个机构的中枢。(2)秘书职业是围绕、

依附、从属于领导的一种职业。秘书是领导同外界接触交往的重要渠道,除了领导人本人直接收集的信息而外,一个单位的文件、电话、传真、报表等信息,都是先由秘书收发登记处理的。所以文书工作、信息工作、接待工作等成为秘书职业的经常性基础工作。在一定情况下,秘书还可能被授权代表领导人处理某些事务,秘书部门的负责人或个别秘书常常起着领导的“代言人”、“代理人”、接近行政助理的作用。秘书是直接为领导工作服务的。领导工作的全面性,决定了辅助、服务于领导人工作的秘书职业,也就必然带有强烈的全面性,它不同于任何专门职能部门,不会长期拘限于某项专门性的业务工作, ,但秘书必须全面综合各种信息,是领导的全方位助手。因此,任何部门或任何部门领导如果缺少秘书职业或者秘书工作的支撑,领导人将很难准确掌握信息,密切联系群众,进而很难进行科学有效的领导。

二、秘书职业在粤港地区的市场需求

1、秘书职业在粤港地区有着广阔的市场就业前景

自上个世纪八十年代改革开放以来，我国市场经济逐渐走向成熟。大量的外资企业、中外合资企业、中外合作企业在不断地涌现，尤其在广东地区，三资企业所占比例达到百分之八十以上，数十万家现代企业在如此短的时间里迅速蓬勃的发展，造成对各类人才的需求猛增。秘书人才就是其中之一。近些年来秘书一直是劳动力市场最大量最经常需要的人才资源。由于现代企业制度在我国基本确立并广泛推行，因而现代企业制度—公司制中最基本组成人员之一的秘书及文员，就成为劳动力市场需求量最大的职位之一。据《中国人才》杂志对19个全国主要人才市场行情统计分析，近年来我国十大热门人才为：营销、电子通讯、管理、机械、文秘、计算机、财会、建筑、广告、医药，文秘类人才需求量排名第五。据《中国青年报》报道：我国三十七个城市2001年1月至7月统计数据显示，文秘类人才排名招聘职位数量的第9位，共有7、3万人。《广州日报》在2004年4月，刊登了一系列文秘类人才需求的信息，特别是有较高外语水平和中文水平，又掌握文秘知识和技能的高级秘书人才十分紧缺。与广州相邻的香港正面临着秘书人才短缺的市场现状。据新华网香港2005年4月29日电，香港专业教育学院在对香港人才市场的调查中发现，香港工商界对秘书的需求十分殷切，有3成多企业愿意支付1万至1.5万港元的薪金来聘请秘书及行政助理。香

港沙田专教院署理副院长潘秉匡说，秘书的工作随着科技发展而变得更多元化，对企业的贡献更多，今年新毕业的学员入职的薪金约7000多港元，较2004年上升了5％至10％。他们成功访问了香港670多间企业，以了解对秘书行业的需要。结果显示，有8成企业已有秘书或日后会聘请秘书，并且他们还期望应征者需接受正式秘书训练，包括中、英文良好，普通话流利，以及具备秘书实务技巧等。

我们随时关注粤港地区人才市场对秘书职业的需求动态，以《南方人才网》、《广东人才网》、《深圳人才网》、《前程无忧》（广东地区发行）、《广州日报》、《羊城晚报》等网站和报刊为信息来源，同时比较北京、上海等地区的人才市场秘书职业需求状况，了解市场对秘书职业要求的新方向。根据我们的调查，发现秘书、文员一直以来是各网站、报刊刊登最多最常见的招聘职位，一直居于劳动力市场需求的前列，根据2004年的调查显示，秘书职业居于人才市场需求的第四位。

2、企业成为广东秘书人才市场的需求主体

提起秘书，人们自然而然会联想到在国家党政机关工作的行政秘书，他们自建国以来就是中国秘书职业的主体从业人员，因此传统的秘书一般指党政秘书，他们身上带有国家干部的浓重色彩。但改革开放以来，国家党政机关走的是精兵减政的路线，在一段时期内国家机关对秘书、文员的需求不太大，而且如今要进入国家机关成为秘书，需要参加公务员考试和更高的学历要求，抬高了进入的门槛。与此同时，国有企业特别是乡镇企业、三资(企业、私营企业、外资企业异军突起，据统计，到2003年底，广东省私营企业有32.3万户，个体工商户达185.5万户，居全国第一和第二的位置。他们为秘书职业提供了广阔的就业市场，尤其在中国加入世贸组织之后，一方面民营企业必须走规范化管理，与国际接轨的道路，过去几个人既当老板又当秘书还身兼会计的管理方式已经不适应当今的发展，因此民营企业需要按照公司规范化管理要求配备一定数量的秘书，因此对秘书人才产生了多层次、多类型的需求；另一方面，我国加入世贸组织后，随着国外市场的开拓和更多外国公司的进入，随着我国教育、科研、文化、卫生、社会服务等领域也更多地介入国际的合作领域，公关、商贸、社交等秘书事务大量增加，因此懂得如何与外商、外资打交道的秘书必然增加，为了更贴近广东地区尤其是广州地区的人才市场，我院文秘专业教师深入企业调查了目前广东民营企业对秘书人才的需求。根据调查显示，被访问的民企100％均表示需要文秘人

才，80％的企业表示今后三年里每年均需要文秘人才1－2名，另外20%企业表示需要3－5名甚至更多。这说明广东民企有相当大的文秘人才需求空间。从需求层次上看，民企对文秘人才的需求比较注重实际，一般认为受过文秘大专层次教育的已够用，他们更看重的更急需的是文秘专业的实用人才，有着文秘专业素养、技能，并非仅以学历高低为条件，80％以上的民营企业选择大专（高职）的文秘毕业生，近20％的民企表示需要本科及本科以上的毕业生。

可见，根据广东地区三资企业多、民营企业多的特点，文秘人才有着非常广阔的就业前景。

三、广东地区对文秘人才需求的特点和趋势 1、对文秘人才的素质要求

据调查，广东地区企业对文秘人才的素质要求是多元化的，但“德才兼备”是共同倾向。各个企业普遍注重文秘专业毕业生的综合素质包括：思想和道德素质、文化素质、业务素质、心理素质、团队协作精神和沟通能力。大部分单位在招聘秘书、文员时最看重的是应聘者的基本素质，如品德修养、灵活程度、努力程度和知识面等，可以概括为“要素质而不求专业精”。

各个单位对文秘人员的素质要求，首先讲“思想和道德”，要求文秘人员要有职业道德、事业心、良好人际关系、吃苦耐劳、忠于职守、保密谨慎，在性格上要自信、热情、大方。其次是基础的文化素质，要求文秘人员要有扎实的专业技术知识、了解一般的社会人文科学知识、能够掌握企业尤其是生产企业的产品技术方面的知识。在此基础上，要求文秘人员必须具备独立的工作能力和实际操作能力，若能更好的发展，要求有组织管理的能力和公关谈判的能力。

2、对文秘人才职业能力和知识结构的要求

根据对部分企业的访问可知，现在企业十分看重文秘专业人才的语言表达能力、人际沟通能力、应变能力、实践能力和文字表达能力。文秘专业学生只有具备以上五项综合能力，才能被现代民营企业看好。在知识结构上，企业十分注重文秘人员的公文写作、外语尤其是英语水平（部分企业要求日语、法语、西班牙语）、计算机水平、办公室事务管理知识、商务知识、法律知识，部分企业还要求文秘专业毕业生掌握统计、财务、企业管理知识。几乎所有的单位对文秘专业毕业生是否获得外语等级证书表示重视，大约半数企业对文秘专业毕业生是否

获得计算机等级证书表示重视。

3、对文秘人才的需求趋势

在调研中我们发现，广东地区民企需要的实际上是“综合文秘”。因单位规模相对较小，秘书人员分工不是太细，往往集文秘工作、财务、统计、人事、档案管理等多种工作于一身，因此除了必须具备文秘专业知识和能力之外，还要掌握其他非文秘专业的基础知识。他们不仅要具备办文办事、熟练运用现代办公设备的能力，还要有较强的驾驭语言的能力和社会活动能力。他们既要为企业领导撑好“门面”、擦亮“窗口”，搞好接待、公关工作，还要为企业领导出谋献策，做好决策辅助工作。

调查后我们认为，今后商务秘书、涉外秘书将成为民营企业秘书需求的主要类型。在市场经济舞台上，企业秘书不仅要懂得涉外法规、涉外礼仪、涉外经济，还要掌握现代企业管理知识和现代生产技术，了解企业的产销规律和特点，具有一定的策划能力和营销能力，这样才能适应企业的需要。

我们可以得出如下结论：民营企业秘书的参谋咨询作用相对于其他类型的企业更为突出。企业为了在激烈的市场竞争中获胜，需要高层次、高水平的秘书为企业老总出谋献策。一个好的秘书不仅要做好本职工作，还要成为主管和“上司”的好参谋、好助手，有些事情要替“上司”考虑周全，甚至在不影响关系的前提下有效地引导“上司”开展各项工作。――这是新时期民企对文秘人员的新要求。

而在对三资企业文秘人才需求调查中，我们发现，由于三资企业的秘书设置模拟国外秘书与上司“一对一”的组织结构，所以三资企业对文秘人才要求职业化、专业化，基本上要求秘书必须懂外文，了解外国的文化习俗，专注于处理办公室事务。

当然，文秘专业就业市场并不是一直都令人乐观，虽然从长期、长远看来，文秘专业的人才市场需求较为稳定，专业性强的优秀秘书将会很抢手，并且整个人才市场对文秘专业人才的需求会一直持续下去的。但是，这个就业市场也有波浪起伏的。根据人才流动变化的规律，还有宏观经济环境和微观市场的作用，文秘人才需求也有起伏，不过纵观整个2004年人才需求排名中文秘高居第四位，整体就业形势是良好的。而本院培养的中英文兼通的文秘，有理由更适应社会的需求，从而更受欢迎。

文秘专业教研室 二○○五年八月二十日