文控室管理规定

深圳市创世纪机械有限公司 文件编号：CSJ-WI-PA-119 制定日期 2011-8-5 修订日期 Shenzhen Create Century Machinery Co.，Ltd. 版次 页次 制定部门 文件名称 文控室管理规定 A/1 1/2 行政部 1.0目的 为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。 2.0适用范围 公司各部门 3.0定义 公司各部门受控文件集中保管、集中管理和使用 4.0权责 4.1总经办文员负责文控室及文控资料的管理工作 4.2各部门负责人负责本部门受控文件的草拟、审核、修订和提报工作 4.3管理部负责各部门文件的复核工作，总经理负责审批工作 5.0管理规定 5.1 文控管理规定 5.1.1 工作时间规定 周一至周六8：00—11：50，13：40-17：50 5.1.2 资料架管理规定 总经办为1号资料柜；管理部为2号资料柜；营销中心为3号资料柜；财务中心为4号资料柜；PMC为5号资料柜；生产部为6号资料柜；技术中心为7号资料柜；资材中心为8号资料柜。 资料柜的钥匙统一由总经办文员管理，其它各部门不得自行拿钥匙索取资料；资料柜分为四层：第一层为一级文件，第二层为二级文件，第三层为三级文件，第四层为四级文件 5.2 文控资料管理规定 5.2.1文控资料的内容分类 5.2.1.1依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。 5.2.1.2文件编码及流水号依《文件控制程序》要求执行 5.2.1.3对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和存放。 5.2.1.4三级文件部门代码(代码由各部门英文缩组成)如下 GM：总经办(General Manager)MA：营销部(Marketing)FD：财务部(Finance Dept) EN:工程部（Engineering）PD：资材部（Pmc department ） PR：生产部（Production）PA：人事行政部（Personnel Administration）PMC：PMC部（Product Material Control） 5.3文控管理员职责规定 5.3.1负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。 5.3.2制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。 5.3.3负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。 5.3.4严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

深圳市创世纪机械有限公司 文件编号：CSJ-WI-PA-119 Shenzhen Create Century Machinery Co.，Ltd. 版次 A/1 页次 2/2 制定部门 行政部 制定日期 2011-8-5 修订日期 文件名称 文控室管理规定 5.3.5开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。 5.3.6发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。 5.3.7开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。 5.3.8组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。 5.3.9做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全 5.3.10每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。 5.3.11防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全； 5.3.12公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控室阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。 5.3.13秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的由部门负责人批准；跨部门的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经理助理审批，具体按委托书的内容执行。 5.3.14案卷一般仅供在文控室阅看,立卷的文件、资料可外借。外借需填写《文件借阅单》，并办理登记手续。 6.0相关记录表格 《文件回收记录表》 《文件发放记录表》 《文件更改申请单》 《文件加印申请单》 《外来文件清单一览表》 《文件借阅单》 7.0 此规定经总经理签批后 生效，暂施行6个月。 修订记录 修订记录 修订记录 制 定

年 月 日 （1）变更内容： 年 月 日 （2）变更内容： 年 月 日 （3）变更内容： 马昌炼 审核 批准