咿 捎案管 机械工业第六设计研究院有限公司 周 红 【摘要１随着我国中小企业的快速发展，中小企业在国民经济发展中发挥着越来越大的作用。加强中小企业 档案管理工作，是现代经济条件下对中小企业提出的新要求，对于推动中小企业生产规模、产品档次、管理 水平，以及提高企业的整体管理素质和竞争能力，避免和抵御各种风险等具有重要的意义。 中小企业在生产、经营、科研、管理等各项活动 无论是企业还是档案管理部门本身都来不及过细地 中形成的大量档案已经成为经济发展的重要信息资 研究和考虑档案工作的管理问题，只好顺其自然，放 源，这些档案真实地记录了中小企业诞生、发展的历 任自流，档案管理无章可循，无约束机制，导致形成 史过程，记录了中小企业在国民经济和社会发展中 的档案处于分散、无序状态，甚至“自生自灭”，不能 所发挥的重要作用。但是，大多数中小企业疏于档 完整地记述和反映企业发展的真实历史面貌。 案管理工作，不同程度地存在档案材料收集不齐全、 管理不规范、制度不健全、保管不安全、利用不方便 等问题。 一４．档案流失严重 中小企业与员工之间虽有劳动合同关系，但员 工流动具有随意性，对于各类档案的管理缺乏有效 的监督管理机制，尤其是对“秘方”等核心档案，一旦 、中小企业档案管理工作存在的问题 １．认识存在误区 发生利益冲突，持有者可能会以占有核心技术为条 中小企业管理者片面地认为，中小企业是自主 件要挟企业，轻则使企业的管理发生断层，工作无法 经营，一切活动都是自己管理，特别是规模较小又属 延续，增加管理成本；重则导致企业的独有知识产权 于“家族式”管理模式的企业，认为将各项活动中形 流失，造成无法弥补的损失，甚至危及企业的生存。 成的档案，尤其是涉及到生产工艺流程、产品制作秘 方等核心技术的档案，分散在少数人手中，实行封闭 ５．管理力量薄弱 一是人员素质参差不齐。很多中小企业都未设 管理较为稳妥。而对于其他类型的档案，如财务类 专门的档案管理岗位，档案管理人员均由办公室人 档案、科技类档案、经营类档案、综合类档案则分散 员兼任，大多不具备档案专业知识。同时，档案管理 在各自部门保存，这些具有较大价值的档案长期处 人员的频繁更迭、档案交接手续不完备、管理手段落 于分散、无序状态。 ２．重视不够 后等问题导致档案整理、管理混乱，档案大量流失。 二是资金不足。中小企业办公经费紧缺，用于档案 中小企业管理者没有把档案管理工作放到夯实 管理方面的资金更是杯水车薪，档案收集、整理、编 管理工作基础的战略高度加以认识，存在“档案归档 目、检索和查阅大多沿袭传统的手工操作模式，较少 案，业务归业务”，档案与业务互不联系的错误认识， 运用现代化管理手段，致使档案管理质量较差，查找 没有认识到企业档案管理工作的重要性，没有认识 速度慢，利用效率低。这些在很大程度上都影响了 到档案在信息化时代的实用价值；相反认为档案管 档案管理工作的正常开展。 理工作只是收集过时的文件材料，不能为企业创造 二、加强中小企业档案管理工作的措施 经济效益和社会效益，是得不偿失的徒劳，没有必要 加强中小企业档案管理工作，既是企业发展的 投入过多的人力、物力、财力去管理，存在“说起来重 内在需要，也是档案部门面临的新课题。企业管理 要，做起来次要，忙起来不要”的现象。 者、档案管理机构及有关部门，应从战略的高度、以 ３．无章可循 长远的眼光，重视、关心和研究加强中小企业档案管 中小企业与国有企业相比，管理体制有着本质 理工作的方法，为企业的生存与发展解除后顾之忧。 的不同，加之中小企业发展迅猛，“条块结合、齐抓共 管”的档案管理模式已跟不上中小企业的发展步伐， ６ １．增强档案管理意识 《档案法》第一章第三条规定：“一切国家机关、 武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都 万别，建档工作要根据企业的规模和实力，制订符合 有保护档案的义务”。胡锦涛同志也指出，“档案是 企业自身特点的建档方案。档案材料是在企业的经 人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律 济合同、产品开发、销售、债权债务、资金转让、成本 的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去、 核算、基本建设、市场信息、科技信息、往来客户等生 把握现在、预见未来。档案事业是党和国家事业发 产和经营过程中产生的，对于档案管理人员来说一 展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。”由 要规范收集，按文件分类方案、归档范围、保管期限 此可见，中小企业管理者要充分认识档案工作的重 的规定收集，尽量做到事前监控收发文件、登门寻 要性，要把档案管理工作做为一项经常性、基础性的 求，做到广泛收集和重点收集相结合；二要规范整 工作真正列入企业的议事日程。档案管理部门要多 理，严格按照各类档案管理要求进行整理，做到组卷 做调查研究，既要把中小企业的建档工作纳入整个 档案管理体系，把建档工作与发展中小企业经济有 机地结合起来，通过建档促使中小企业提高内在素 质，又要认真做好中小企业建档工作的指导，建立符 合中小企业特点的档案管理工作。 ２．循序渐进，逐步提高 对于处于“年纪轻、规模小、底子薄”，在起步或 发展阶段的中小企业来说，档案管理无章可循，没有 切实可行的档案管理模式，企业只能“摸着石头过 河”，先建档、后规范，从提高档案管理人员的素质入 手，使他们掌握档案管理理论，了解本企业生产、经 营等过程，做好档案材料的收集、积累、保存等工 作。有条件的企业，要配置专职档案管理人员，并有 针对性地组织他们参加档案专业知识培训，培养适 应新时期和企业发展需要的档案管理人才，从而使 中小企业档案管理工作走上标准化、规范化的轨道。 ３．注重实效，不追求形式 中小企业建立档案，其目的一是保存企业在各 项生产、经营等活动中形成的对企业具有保存价值 的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录；二 是为企业的生产、经营以及维护企业的合法权益服 务。档案管理部门不能只做表面工作，应该认识到 做好档案管理工作不是为了应付检查，更不是为了 达标升级，而是为企业自身的发展需要服务。因此， 中小企业要从企业的实际出发，配置专职档案管理 人员，逐步建立健全档案管理的各项工作制度，认真 做好档案的收集、整理、编目、检索、利用等工作，有 条件的企业应对档案库房进行温、湿度控制，对档案 进行防霉、防虫等安全控制，特别要对电子文件的安 全保管做好基础性工作，以国家相关标准作为本企 业档案管理的依据，为企业今后的生产和经营等活 动提供便捷、便利的服务。 ４．规范管理，提高档案质量 各中小企业的规模、经营能力、取得的效益千差 合理，案卷（件）内文件排列有序，案卷标题简明，保 管期限准确，案卷（件）封面、卷内文件目录、案卷 （件）装订结实、美观；三要规范管理，实行各门类、各 种载体档案集中统一管理，方便档案的保管和利 用。依据《档案借阅制度》，对逾期不还、丢失、破损 或发生失窃、泄密事件的，要严肃查处。 ５．与时俱进，引入信息化管理 随着计算机和网络技术的应用，档案载体发生 了巨大的变化，原来单一的纸质载体已发展为纸质、 电子等多种载体共存的局面，特别是缩微技术、扫描 技术、刻录技术等的广泛应用，极大地增加了档案的 信息存储量，而且开发利用速度快，具有直观性、选 择性、易操作性等特点。档案载体的多元化、信息存 储和处理的数字化以及档案收集与传递的网络化成 为档案管理工作必然的发展趋势。档案信息化管理 给中小企业档案管理工作提出了新的要求。建立档 案信息管理系统，以先进技术为依托，将专题信息以 光盘为载体形成信息产品，不仅可以为企业领导和 业务部门提供利用，还可为有远程信息利用需求的 用户提供跨越空间、时间的信息服务。 综上所述，建立中小企业档案管理机制，加强中 小企业的档案管理工作，不仅是中小企业发展和经 济建设的需要，也是当前各级档案部门亟待解决的 重要问题。中小企业应遵照《档案法》的规定，管理 好本企业的档案材料。档案管理部门要采取行之有 效的监督和指导方法，将法律制约和启发企业的自 觉性相结合，通过宣传与引导，促使中小企业经营者 真正明白做好档案管理工作不仅是权利也是义务， 是自身发展的客观需要，也是长期受益之事，从而增 强管理和利用档案的积极性和自觉性，形成共识和 合力，共同做好中小企业档案管理工作。 （责任编辑 陈平） ７
