维普资讯 http://www.cqvip.com 第２７卷第６期 湖南科技学院学报 Ｖｏ１．２７ Ｎｏ．６ ２００６年６月 Ｊｏｕｒｎａｌ ｏｆ Ｈｕｎａｎ Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ ｑｆ Ｓｃｉｅｎｃｅ ａｎｄ Ｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇ Ｊｕｎ．２ｏｏ６ 论新时期下秘书人员应具备的素质 郑向晖 （湖南科技学院人事处， 湖南永州４２５００６） 摘要：秘书人员素质的高低直接关系到工作质量与效率的高低 一方面，当前我国秘书队伍的现状决定秘书素质亟待 提高，另一方面，经济社会的持续快速发展和知识经济的到来，对秘书人员的素质赋予了更高的要求．在新形势下研究和探 讨秘书工作的基本特征，从而寻求秘书工作的规律，具有很强的现实意叉。现阶段秘书人员必须具备过硬的思想政治素质、 较高的职业道德素质和健康的心理素质和扎实的工作能力素质才能符合竞争日趋激烈的社会的需要． 关键词：新时期；秘书；素质 中图分类号：６４７１．７ 文献标识码：Ａ 文章编号：１６７３—２２１９（２００６）０６—０２７２—０３ 我国的秘书工作历史悠久，源远流长，在历史上一直发挥 策水平，熟悉与本职工作有关的、法律和法规。举个例子， 着不可替代的作用。在现代社会，秘书人员更是在党和机 电信企业的秘书要了解熟悉信息产业、通信行业、电 关、企事业单位、社会团体、以及院校内做出了巨大的贡 信改革等。劳动部门的秘书要了解熟悉劳动法、合同法、 献，目前，秘书已成为世界范围内覆盖面最广的社会职业之一， 消费者权益保等，党政部门的秘书要了解熟悉党和国家的 我国从事秘书职业的人员就约有２３００万人。进入２ｌ世纪以来， 大政方针和重大，并把它们贯彻到各项工作实践中去。只 改革开放进一步深化，社会主义市场经济日趋完善，我国 有掌握了这些基本的，开展工作才能得心应手，自身的行 加入世界贸易组织并发挥越来越重要的作用，知识经济时代已 为也才不至于偏离正确的方向。很难想象，一个“盲、法 经到来，秘书与社会的关系愈来愈密切，新形势对秘书人员素 盲”的秘书能干好工作。所以，法规知识是秘书应当掌握 质提出了高要求、高标准。作为现代秘书人员，不仅要有过硬 的知识。 的思想政治素质，较高的职业道德素质，扎实的知识能力素质 和健康的心理素质，还要有宽广的视野，创新的思维，能在工 二秘书人员必须具备较高的职业道德素质 作中占据主动地位。 职业道德是人们从事具体职业活动所应遵守的行为规范， 是道德在各行各业的具体表现，充分反映了社会对各行各业的 一秘书人员必须具备过硬的思想政治素质 根本要求。各行各业都有自己特定的道德规范，秘书工作也是 首先，秘书人员要有坚定的政治立场，能否坚持正确的政 如此，司马光认为：“才者，德之资也；德者，才之帅也”。ｑ） 治立场，对于秘书人员来说是十分重要的。尤其是在国际形势 也就是说，德与才是不能分开的，德靠才来发挥，才靠德来统 纷繁复杂，国内改革逐步深化的今天，秘书人员必须站在党和 帅。一个秘书人员，如果没有出众的才能，我们只能断言他不 人民的立场来想问题、办事情。不管在任何情况下，都要在政 够优秀，但若不把德放在首位，即使有“满腹经纶 、“张良 治上、思想上、行动上与党保持高度一致，自觉地贯彻落 之才”也不能算是一个合格的秘书，高尚的职业道德是秘书人 实党的路线、方针、。秘书的一切言行都应从这个基本点 员必备的素养。第一，要自尊自重，克己奉公。秘书虽然权力 出发，才不至于在金钱、权势、地位等诱惑面前出卖自己的灵 不大，但用权方便，用权的渠道和方式比较多，特别是当前秘 魂，降落自己的操守。尤其是党政机关的秘书工作人员，更应 书人员物质待遇相对社会上一些行业人员差距较大的情况下， 牢记和实践党的宗旨，在工作中坚持党的群众路线，把为领导 在国内外环境复杂多变的形势下，秘书人员必须秉承“富贵不 服务与为人民群众服务统一起来。第二，秘书人员要具备较高 能淫，贫贱不能移”０、 “宁公而贫，不私而富”０、“君子 的政治理论修养，多学习哲学、政治学等方面的知识。正确的 修道重德，不为困而改节”０的思想品德，廉洁奉公，勤政为 理论能够指导实践，推动事物的发展。有些人认为秘书懂不懂 民。此外。秘书作为领导的参谋助手，有义务经常提醒领导者 政治理论，对其工作都没有多大的影响，这种看法是不正确的， 坚持原则，秉公办事，在为政清廉中发挥带头作用。第二，要 秘书掌握一定的政治理论知识是开展工作的基础，只有这样， 谦虚谨慎，平等待人 秘书工作的一个鲜明特点是它的近身性， 才能站在政治的高度看问题，辩证地分析解决问题，就像楼房 秘书人员为领导服务，与领导最为接近，被人们习惯性地当成 的地基。越厚实，楼层才会越牢固 第三，秘书要提高自身政 机关的代表、领导的代言人，一些秘书人员由此产生了错误的 认识．恃宠而骄。经常凌驾于他人之上。并不知道他们的言行、 收稿Ｅ１期：２００６—０２—１３ 道德修养、工作作风对群众影响很大，对领导的形象也间接造 作者简介：郯向晖（１９７７－－），男，湖南宁远人，助教。 成了损害。其实秘书人员的“德”是领导形象的“补充”，机 ２７２ 维普资讯 http://www.cqvip.com 关效率的“折射 ，自身素养的“反映 ，秘书人员待人处事 要宽厚谦和，时刻把自己摆在一个普通工作人员的位置上。第 人员必须掌握运用现代化先进办公设备的能力。要跟上高科技 应用步伐，熟练使用办公自动化设备。新时期办公方式有了新 三，要严守机密，提高警觉。“在公司或企业中，说起秘书美 德，人们最多提到的是秘书的守１３如瓶。对秘书而言，脑子要 活，手脚要勤，嘴巴要紧，这是毋庸置疑的，作为上司的心腹 的变化，计算机、传真机、多功能电话机及缩微机等现代办公 设备的使用，有效地改变了秘书人员人抄手写的手工劳作方 式，极大地提高了办公效率和管理水平，秘书人员要把科技成 和亲信，了解上司的想法，熟悉上司的喜好，参与上司的活动， 秘书任何一点关于上司的讯息，都有可能被人利用。”０在行 政部门中，秘书接触和掌握机密的机会更多，做好保密工作也 果应用到实践中来，有效促进工作的开展。应该熟悉计算机操 作技术、复印技术、打字技术、录音技术、摄影摄像技术、微 缩技术等现代办公手段能够熟练掌握现代办公设备的使用方 法。 尤为重要，稍有不慎，就会给部门甚至国家带来巨大的损失。 因此，秘书人员必须随时提高警觉，加强保密观念，养威保密 习惯。 语言文字运用能力。语言文字运用能力包括口头表达能力 和文字表达能力。秘书部门是上下左右工作联系的枢纽，信息 交汇的中心，使秘书与语言文字结下了不解之缘，秘书必须具 三秘书人员必须具备健康的心理素质 人的心理是外部客观世界在人脑中的反映，是一种主观意 备全面而熟练的语言文字运用能力。主要包括以下方面： 阅读能力。秘书人员要经常处理大量的文字材料，因此必 识，它直接支配着人的言谈举止，良好的心理素质是做好秘书 工作的前提条件。首先，秘书人员要善于自我调节和控制心理， 怀着一颗平常的心投入到工作中去。众所周知，秘书人员经常 须善于阅读。一是要回精读，如对重要文件或经典著作逐句逐 字研究，从字里行间领会其微言大义；二是要能够快读和泛读， 如善于大致浏览，领会精神实质，提炼浓缩，摘要主旨。 视听能力。就是要听话并理解别人的话。秘书人员要善于 写稿，但自己不著名，也不拿稿费；经常组织会议，但自己从 不上台；经常加班，节假日别人与家人共享天伦之乐，而 自己还得值班不能休息。秘书工作既辛苦，又繁杂，是一件吃 耐心倾听和正确理解别人的发言，并用清晰简明精练的语言加 以复述。 力不讨好的“差事”，如若上下关系未能沟通，便会“老鼠入 风箱，两头受气”，即使工作得心应手，领导也不一定会记在 心里，群众也不一定会看在眼里。因此，有人还归纳出秘书工 言谈能力。浯言能力是秘书的基本功之一。秘书人员浯言 能力的基本要求是：鲜明准确，简练明晰，口吃清楚，语速适 中，措辞得体，切合身份。 写作能力。文字表达能力是文秘人员非常重要的基本功。 作“三份 ：参谋有份，职称没份；辛苦有份，待遇没份；批 评有份，表扬没份。面对如此繁杂的任务，一个秘书如果没有 良好的心理素质，是难以胜任工作的。而正是这一独特的工作 秘书从事各种应用文的写作，要求熟练掌握各种应用文体的写 作要领和技巧，迅速准确地撰写出观点正确、内容充实、结构 严禁、表达流畅、格式规范、文笔精练的各类应用文。 特点要求秘书必须轻名薄利，耐得住寂寞，甘当无名英雄，树 立全心全意为人民服务的思想。第二，秘书要有乐业精神，从 内心深处热爱本职工作。兴趣是最好的老师，所谓“乐业而工 沟通交际的能力。第一，理解分析能力。秘书每天接触的 人很多，包括上级、同事、群众等，对上级和同事需要办理的 事，秘书要正确、全面领会他们的意图，对群众上门办事，要 迅速弄清他们的想法、要求，以免弄不清所以然，把事情办砸。 作永恒 ，只有把所做的工作看成是自己的一份喜悦，持以满 腔热情的心理，干一行爱一行，才能变被动为主动，变消极为 积极，使工作大放光彩。那种有“身在曹营心在汉 或“这山 望着那山高 心态、把工作看成是被迫服苦役的人，是难以做 好秘书工作并取得成果的。第三，秘书要有坚强的意志和毅力， 秘书每天要处理的事很杂，这就要求秘书无论是观察还是分析 问题都必须以系统的观点作指导，从整体性原则出发，将诸多 具有内在联系的能够反映整体的各种因素串联起来，把各种事 情合理归类，分清主次缓急，驾轻就熟地分别办好。如秘书人 能够承受住工作中的压力和挫折。秘书工作辛苦繁琐，遇到压 力和挫折是常有的事，臂如面对领导的批评，工作的困难，家 人的不理解等等，巴尔扎克曾说：“挫折和不幸，是天才的进 员在处理文件材料的打印问题上，就要注意把握好时间，分清 哪些是急需要的材料，求质求效，按顺序依次做好。第二，协 调应变能力。搞好协调是秘书部门的一项经常性工作。秘书人 身之阶，信徒的洗礼之水，能人的无价之宝，弱者的无底深渊。” ０在压力和挫折面前，不同的心态就会产生不同的结果，这就 需要秘书人员有宽广的心胸，保持自信和乐观的态度，不低头 不气馁，化压力为动力，从逆境中奋起。 员的协调能力是指在领导的交办下，积极主动地沟通信息，调 节关系，统一步调，促进机关工作灵活运行，提高工作效率。 一是对上协调，树立全局意识。要站得高，看得远，想得深。 二是横向协调，树立商量意识。凡是由秘书部门主办的事情， 四秘书人员必须具备扎实的工作能力素质 获取新知识和技能操作的能力。随着改革开放的不断深 在酝酿、处理、决策之前，都要注意及时与有关部门协商沟通。 三是对下协调，要树立服务意识。秘书在协调工作中处于中心 位置，不论是对外关系的协调，对上级工作的协调，对部门之 间的协调，还是对上下矛盾的协调，都应建立在平等的基础之 上，力争在短时间内处理好矛盾，达到事半功倍的效果。当碰 到突发性和意外事件时，要把原则性和灵活性有机结合，在不 违背原则的前提下变通处理。尤其是对待群众上访，秘书人员 更要沉着冷静，迅速理清头绪，疏散人群。抓住焦点，稳定情 ２７３ 入，知识更新速度加快，社会对秘书人员的知识要求越来越高， 秘书人员必须要紧跟时代步伐，树立“终身学习”观念。争做 “复合型”通才，不断拓展自己的知识面和更新知识结构。首 先，要在掌握基础知识和基本理论的基础上完善专业知识和业 务知识，并努力学习其它相关知识，成为“多面手”。第二， 科技的发展和办公自动化的普及对秘书提出更高的要求，秘书 维普资讯 http://www.cqvip.com 绪，控制事态，促使问题得到解决。第三，交际表达能力。秘 书部门是沟通上下左右的枢纽部门，上传下达要说话，汇报情 况要说话，接待来访要说话，接打电话要说话，因此，秘书必 须要掌握如何跟人打交道，具备一定的口头表达能力。另外， “擅书 ，即书面表达能力也是秘书最起码的素质要求，秘书 人员要勤学习，勤练笔，经常深入调查研究，广泛涉猎第一手 资料，在实践中不断增强写作能力。同时，起草文稿还必须结 合领导意图，体现领导风格。例如，在刚刚接手某位领导的文 稿起草任务时，我们将其近几年来的文稿收集起来学习，发现 他的文稿讲实话不讲虚话，讲短话不讲长话，讲通俗话不讲官 话，语言风格集中体现了准确、生动、鲜活、简洁四大特点。 在把握住领导的思维风格和语言风格后，我们为其起草有关文 稿时，做到紧扣形势，结合实际，在语言上简明扼要，将这位 领导的风格和情怀充分体现在文稿之中，产生了比较强烈的感 染力，在实际工作中取得了很好的效果。 参谋辅助的能力。现代秘书工作，已不仅仅停留在打字、 接电话、整理文件等基本工作上，秘书还应为领导提供精力和 智力支持，当好领导的“外脑 ，辅助领导作出正确的决策。 首先，秘书人员要善于搜集信息。信息是谋略的基础，谋略以 信息为根据，只有掌握大量的信息，才能去粗取精、去伪存真， 选择合理的方案，形成有价值的参谋意见。第二，秘书人员要 深刻领会领导意图。要想“参”到点子上，“谋”到关键处。 就必须准确理解和把握领导的意图，要善于通过间接或直接的 方式，把领导的所思所想、所筹所划弄清楚，做到既能按领导 意图正确“发挥”，又不自作聪明。越殂代庖。战国时期，齐 桓公大会诸侯，唯独卫国迟到。于是齐桓公在上朝时跟管仲筹 划攻打卫国。桓公退朝回到后宫，夫人卫姬（卫君之女）看见 桓公立即叩拜，替卫君向恒公请罪。桓公说：“寡人与卫君并 无纠纷，你为何替他请罪？”卫姬答复说：“臣妾远远看到君 王走过来，发现您步伐意气昂扬，就知道有发兵征讨诸侯的迹 象，而且君王一看到臣妾就面带怒色，臣妾推知你准备征伐的 就是卫国。”第二天，齐桓公上朝后，叫管仲走到他跟前。管 仲说：“君王是否已经取消攻打卫国的计划？”桓公说：“仲 父怎么知道的呢？”管仲说：“因为君王上朝时举止恭谨，说 话缓和。见到臣下时又面带难色，所以臣下才会知道。”０齐 桓公的心思并没有用言语表自，但在卫姬与管仲两个有心人面 前，却显露无遗。聪明的秘书也要善于通过细致的观察，通过 领导言行的细微处，洞悉领导心中的态度和想法。第三，要注 重进言技巧，掌握参谋时机。信息科学证明，信息接受者对某 一信息最需要时吸收它的可能性最大。一般来说，某一问题迫 在眉睫，或决策者正在考虑这一问题，或这个问题解决的条件 已经基本成熟，这时出谋献策就容易引起重视。秘书要根据领 导的心理、行为特征，选择适当场合和最佳时机，从要害问题 切入，用委婉、含蓄的语言，巧妙地说出自己的见解或不同意 见。此外，秘书发挥参谋职能必须把握一个“度”，领导才是 决策者，不能因为具有“外脑”职能就乱发议论，自作主张， 左右领导。秘书要注意使自己的言行符合角色规范，做到既尊 重领导，坚决执行领导指示，又不迷信盲从，始终把为领导提 供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。 主动开展工作的能力。一个勇敢的士兵要有将军的气概， 一个能干的秘书要有领导的思维。有些秘书工作者行动上习惯 唯唯诺诺、畏首畏尾，凡事不敢主动去想，不会超前去想，总 是要等到领导有所指示或命令后才照条条框框去做，自己还美 其名日“谦虚谨慎”，其实这种人不是庸才便是奴才。作为新 世纪的秘书工作者，必须要具有超前意识，充分发挥自己的主 观能动性，掌握工作的主动权。一是努力掌握领导工作和秘书 工作规律，贴紧工作大局和中心，把握工作动态，增强工作的 预见性；在内在思维上要以领导者的思想高度、站在领导者的 角度去考虑问题，在贯彻领导意图上，要善于找出突破性的方 法。二是要始终保持旺盛的精力和积极的精神状态，做到随喊 随到，随听随千，进入角色快，信息反馈快，完成任务快，工 作效率高。三是创新改进工作方法。在提供服务上要变被动为 主动，变滞后为超前，增强工作敏锐性。在管理事务中，要乐 于做小事，善于谋大事，精于办实事。 秘书人员素质直接关系到秘书能否完成好本职工作，做好 领导的参谋助手，将各项工作落实到实处，促进社会各项事业 不断向前发展。造就一支政治强、作风实、业务精、素质高的 秘书队伍，是建设社会主义现代化事业的客观要求，也是新时 代对我们秘书从业人员提出的一项新课题，是一项长期的任 务，秘书工作者要在实践中积极探索，积累经验，逐步提高， 以适应社会发展的需要。 注释： ①见 资治通鉴 卷ｌ，中华书局１９５６年出版，第１４页。 ②见 盂子・腺文公下 。 ③见张养法 牧民忠告 卷下。 ④见 孔子家语 卷四。 ⑤见廖金泽 秘书怎么办 ，海天出版社２００３年出版，第９ｌ 页。 ⑥见巴尔扎克 人间喜剧 。 ⑦见冯梦龙 智囊全集 。 参考文献： 【ｌ】陈合宜．秘书学【ｚ１．暨南大学出版社，１９９５． 【２】廖金泽．秘书怎么办【ｚ】．海天出版社，．２００３． 【３】刘演林冲国秘书史【ｚ】．中南工业大学出版社，１９９８． ［４］高海生．秘书基础【ｚ】．高等教育出版社，２０００． 【５】李元授，李利民．文秘训练【ｚ】．武汉大学出版社，２００３． 【６】贺昆．顶级秘书速成手册【ｚ】．中国商业出版社。２００４． 【７】金玉阶．孙宁华．现代企业管理原理【ｚ】．中山大学出版 社，２０００． ［８］廖金泽．公司秘书手册【ｚ】．海天出版社，２００２．
