关于企业声像档案管理工作的思考 钟汝嘉 （华能澜沧江水电有限公司） 摘要：阐述了在企业加强声像档案管理的紧迫性，分析了一些企业在声像档案管理中存在的不足和问题，提出了加强企业声像档案管 理工作的建议和措施。 关键词：声像档案；问题；建议 声像档案是企业档案的重要组成部分，相对平面档案更具 鲜明的时代特征、生动的表现形式、多元的历史信息，弥补了档 案形态的平面化局限。由于受传统档案管理工作理念的影响， 一些企业的声像档案管理工作还未完全纳入档案管理系统，还 未形成规范的工作体系，加强声像档案的积极采集、有效保存 和合理利用显得尤为重要，刻不容缓。 ｌ当前企业声像档案管理存在的问题 １．１意识不强烈，工作范围缺失 一些企业的档案管理人员还是停留在平面档案管理的认 知上，没有声像档案的意识，不理解声像档案的真正含义，不明 白声像档案的涵盖内容，造成档案管理范围的缺失。 １．２制度不完善，管理责任缺失 一些企业在声像档案管理方面没有完善的工作制度，或甚 至没有工作制度，造成声像档案管理工作处于自发、自觉状态， 不能形成有效的工作链条和工作体系，造成管理责任缺失。 １．３记录不完整。原始素材缺失 由于声像档案管理工作意识的淡薄和工作制度的空缺，一 些企业虽然配备相应的硬件设备，但由于声像档案的记录工作 处于松散状态，无相对固定的专兼职人员，工作无计划、无要 求。“实用思想”严重、用一时做一时，“领导意识”浓厚，推一下 动一下，造成企业发展历程的声像记录工作过于盲目，失去大 量原始素材的记录时机，造成原始素材缺失。 １．４收集不系统，档案资料缺失 由于档案管理人员意识不强，或缺乏声像档案管理的专业 知识，没有建立规范的工作标准，未能科学、规范的收集和整 理。在此情况下，致使大量声像档案资料散落在有关记录人员 手中，随着有关工作人员的更迭、变化，造成档案资料缺失。 １．５归档不科学，利用价值缺失 当前，企业声像档案资料系统、科学的管理理论还不完善， 标准还不统一。从事档案管理的人员缺乏声像管理工作所需的 专业知识，还是停留在平面档案管理认识上，造成声像档案的 管理缺乏系统性、科学性。平时有档案，用时难查询，造成利用 价值缺失。 ２加强企业声像档案管理的建议和措施 ２．１开展专业培训。增强工作意识 声像档案意识淡薄是造成管理工作处于被动的主要内部 因素。针对这一现状，企业应在内部开展相关专业培训，从声像 档案的分类、流程环节的责任、工作阶段的要求、声像档案的意 义等多方面进行培训，提高流程参与人员对声像管理工作的认 识深度和重视程度。 ２．２制定规章制度，明确流程要求 声像档案管理制度不健全是造成管理工作处于被动的主 要外部因素。声像档案管理工作具有工作流程长、参与人员多 的特点，各个环节的规范、有效衔接才能使保证声像档案资料 的采集有质量、收集有宽度、归档有规范、利用有途径、安全有 保证。为了做好该项工作，企业应结合实际情况制定严谨的管 理制度、具体的岗位要求、适度的考核标准，保证声像档案资料 的真实性、完整性和系统性。 ２－３建立记录标准。保证档案质量 结合当前企业在声像档案记录方面存在的松散状态，应着 重做好以下几方面的工作： ２．３．１明确记录的范围 在当前企业的管理活动中，产生声像档案的工作较多。在 记录方面往往以从事有关工作人员的主观感觉而确定，使声像 档案的记录范围存在一定的随意性。各企业应根据自身行业的 特点、发展阶段的重点，从今后使用频率和利用价值等方面考 虑，制定严格的声像档案的记录范围，做到重大事件不遗漏、关 键过程不缺失，保证涵盖面广、代表性强。 ２－３．２明确记录的计划 企业中声像档案管理部门应在企业的生产经营活动中，结 合阶段工作情况，制定声像档案记录的阶段性计划，以避免声 像档案记录工作的盲目性。在企业的重大事件和重要活动中， 应当制定完备的记录工作方案，在设备保证、人员配置、采集要 求和应急措施等方面提出明确的要求，保证多形式、多角度、全 面、完整地记录事件或活动主体。 ２－３．３明确记录的质量 根据声像档案记录过程中参与人员多、素质参差不齐的情 况，针对声像档案记录工作专业性强、时效性强、不可追溯性突 出的特点，企业的主管部门应超前开展培训工作，提出档案素 材的质量要求，讲授获取质量合格或高质量声像素材的途径、 方法、技巧。同时对归档声像档案进行点评，提出存在的问题和 解决的办法，不断提高专兼职声像记录人员的工作水平，提高 企业声像档案资料的质量。 ２．３．４明确记录的人员 在企业安排声像档案记录工作的计划和方案中，必须明确 相应的工作人员。一些企业长期将声像档案记录工作中的摄 广东科技２０１２１第２期 ５７ 学界Ｉ１研究园地 影、摄像、录音等环节放在末端的考虑中，事到眼前才临时安排 人员，或是安排闲散人员充数，其实这样是最难保证档案质量。 往往是到了真正使用档案时，才发现当时记录的素材很不全面 或无法使用。 ２．４落实收集要求，畅通归档途径 通过不断规范企业声像档案记录工作，在产生了大量的声 像资料的同时，工作的重点逐步转入收集归档阶段，企业档案 资料的管理部门在制定制度之时，要抓好以下几项工作： ２．４．１明确收集的时间 企业的档案管理部门要结合单位的实际情况，确定声像档 案的周期性收集时间，以保证声像档案的安全。一些档案主管 部门为了减少工作量，将声像档案资料收集周期人为延长，造 成档案大量遗失，同时在某种角度上来说也增加了阶段工作的 强度，不利于档案资料的收集。 ２＿４．２明确收集的范围 不同的企业有不同的声像资料记录范围，同时根据“实用 性”的要求，可能分流到不同的管理部门。在声像档案记录前、 收集前应明确档案收集范围，不能将在企业工作制度下产生的 声像资料作为“个人知识产权’，保护下的个人成果和私有资料。 ２．４．３明确收集的要求 声像档案的记录者是当时、当地状况下的亲历者，对记录 的主体情况具有清晰的记忆和准确的对位，所以记录者对声像 档案的第一步整理非常重要。在声像档案管理中，要对记录者 提出明确的档案整理要求，提供各种档案素材标准的整理模 板，以形成档案资料的统一说明格式。 （１）录音资料：录制主体的名称、时间、地点、流程；主体讲 话者的姓名、职位、单位、发言主题；录制人员信息。（系列资料 按时间顺序编号） （２）图片资料：拍摄主体的名称、时间、地点；主体场景或人 物的说明，背景的说明；拍摄人员的信息。（系列资料按时问顺 序编号） （３）录像资料：在分时段的前提下，填写拍摄主体的名称、 时间、地点；主体场景或人物的说明，背景的说明。拍摄人员的 信息。（系列资料按时间书序编号） ２．４．４明确收集的点评 根据收集声像档案的情况，分析出共性问题和个别问题， 适时进行集中点评，及时对存在的问题进行改正，对存在的缺 陷进行补救。 ２．５完善建档规范，提高利用效率 企业声像档案的管理工作有两个重点：①提高档案资料的 利用率。②提高档案资料的安全性，在具体工作中要着重做好 以下两项工作： ２．５．１建立统一的编目标准 不同介质形式的声像档案虽然具有不同的特点，但是在建 档的过程中，应坚持两条编目的主线：①时间线；②类属线。企 业的档案管理部门要结合单位的实际情况，研究系统、科学的 一级类属条目和二级类别条目，这在档案的查询使用中非常重 要。建议采取以下三种方式进行编目： （１）时间编目：声像档案按照录音、图片、录像三种形式分 别以时间为标准编号和排序。在以时问为归档标准时，可以兼 ５８广东科技２０１２１第２期 顾年、月。 （２）类属编目：声像档案按照录音、图片、录像三种形式分 别以类属和类别为标准编号和排序。在类别内以时间为归档标 准。 （３）兼项编目：声像档案按照录音、图片、录像三种形式分 别以年度（月份）为标准编号和排序。在年度（月份）中以类属类 别编目。 ２．５．２建立安全的保存方式 针对声像档案资料存储介质的不同，落实相应的档案管理 要求，以保证声像档案的安全。 （１）录像带、录音带 录像带、录音带应做好：防灰尘、防潮湿、防磁场、防高温、 防振动。 为保证磁带声像档案的安全，可以转录为数码格式，进行 备份存档。 （２）底片 底片应做好：防灰尘、防划痕、防高温、防潮湿、防留痕。 为保证底片声像档案的安全，可以通过扫描底片或扫描图 片的方式，以数码格式进行备份。 （３）光盘 光盘应做好：防变形、防高温、防冲压、防失衡、防潮湿。 为保证光盘声像档案的安全，建议在保存时进行备份。在 此处不再赘述数码资料的其他保存方式。 ３结语 声像档案管理工作需要档案管理部门与资料形成部门的 共同努力。档案管理人员和相关工作人员充分发挥主动性，形 成良好的协作和互动机制，才能创造声像档案管理工作的有利 条件，推动声像档案管理标准和工作规范的完善深入，建立符 合企业自身特色和实际情况的管理体系，形成声像档案的记 录、收集、保管、利用并重的工作态势。声像档案是企业档案的 重要组成部分，因此，应该从长远的眼光和对声像档案这一特 殊载体负责的态度，高度重视声像档案管理工作。
