职务分析全过程
职务分析是人力资源管理工作中其他所有工作的基础。它的主要目的有两个：第一，弄清楚企业中每个职位都在做些什么工作；第二，明确这些职位对员工有什么具体的从业要求。说的专业一些，就是要通过职务分析，产生出职务描述和职务资格要求，职务描述和职务资格要求将成为进行人力资源管理其他工作的重要依据。如果一个企业连这些问题都搞不清楚，其他的人力资源管理活动只可能是空中楼阁。
什么是职务分析
职务分析的含义
简单的讲，职务分析就是要通过一系列科学的方法，把职位的工作内容和职位对员工的素质要求弄明白。专业的描述是这样的：职务分析是指通过观察和研究，确定关于某种特定的性质的确切情报和（向上级）报告的一种程序。有的书上也将"职务分析"称为"工作分析"，含义是一样的。
外国的人事心理学家从人力资源管理的角度出发提出了一个非常容易记忆的6W1H职务分析公式，从七个方面对职务进行分析：
1、WHO：谁来完成这项职务；
2、WHAT：这项职务具体做什么事情：
3、WHEN：职务时间的安排；
4、WHERE：职务地点在哪里
5、WHY：他为什么职务（职务的意义是什么）
6、for WHO：他在为谁职务
7、HOW：他是如如何职务的
职务分析的一些术语
职务分析是一个比较专业的人力资源管理工作，所以也有一比较专业的术语，它们是：
工作要素： 是指职务中不能够再继续分解的最小动作单位。比如说，打开计算机、签字、打电话、发传真等等。
任务：是一系列为了达成一个目的的职务要素的集合，即完成一项具体的职务。如汇报职务、打印文件、参加会议等等。
职位：是多个任务的集合。在一定时间和空间里，一个员工需要完成的一些列任务的集合就是一个职位。在企业中，有多少位员工就有多少个职位。
职务：是一组任务相同或相近的职位的集合。在职务分析中也称职务。如开发工程师就是一种职务，秘书也是一种职务。在企业中，一种职务可以有一个职位，也可以有多个职位。如企业中的法律顾问这种职务，就可能只有一个职位；开发工程师这种职务，可能就有多个职位。
职责：是指一个个体担负的一项或多项任务组成的活动，即由一个个体操作的任务的总和。比如人事经理的职责可能就是编制企业的人力资源规划、组织企业招聘、指定并执行企业各项人力资源政策等等。
职务族：是一组相关职务的统称。有时也叫职务类型。
职务分析的成果
职务分析的最终成果是产生两个文件：职务描述和职务资格要求。有的书上也将他们叫做"工作描述"和"职位要求"，我们也可以把它们合称为"职务说明书"。
职务描述规定了对"事"的要求，如任务、责任、职责等等；职务资格要求规定了对"人"的要求，如知识、技术、能力、职业素质等等。人力资源部门应通过职务说明和职务资格要求来指导人力资源管理职务。
1、职务描述的具体内容
基本信息：包括职务名称、职务编号、所属部门、职务等级、制定日期等；
工作活动和工作程序：包括工作摘要、工作范围、职责范围、工作设备及工具、工作流程、人际交往、管理状态等；
工作环境：工作场所、工作环境的危险、职业病、工作时间、工作环境的舒适程度等。
任职资格：年龄要求、学历要求、工作经验要求、性格要求等。
2、职务资格要求的具体内容
基本素质：最低学历、专长领域、工作经验、接受的培训教育、特殊才能等。
生理素质：体能要求、健康状况、感觉器官的灵敏性等。
综合素质：语言表达能力、合作能力、进取心、职业道德素质、人际交往能力、团队合作能力、性格、气质、兴趣等。
职务分析的意义
职务分析是人力资源管理的最基本的工具。具体的讲，职务分析有如下几个方面的意义：
招聘：为应聘者提供了真实的、可靠的需求职位的工作职责、工作内容、工作要求和人员的资格要求；
选择：为选拔应聘者提供了客观的选择依据，提高了选择的信度和效度，降低了人力资源选择成本；
绩效考评：为绩效考评标准的建立和考评的实施提供了依据，使员工明确了企业对其工作的要求目标，从而减少了因考评引起的员工冲突；
薪酬管理：明确了工作的价值，为工资的发放提供了可参考的标准，保证了薪酬的内部公平，减少了员工间的不公平感；
管理关系：明确了上级与下级的隶属关系，明晰了工作流程，为提高职务效率提供了保障；
员工发展：使员工清楚了员工工作的发展方向，便于员工制定自己的职业发展计划。
职务分析的时机
1、新成立的企业
对于新成立的企业要进行职务分析，这样可以为后续的人力资源管理工作打下基础。企业新成立时，职务分析最迫切的用途是在人员招聘方面。
由于很多职位还是空缺，所以职务分析应该通过企业的组织结构、经营发展计划等信息来进行，制定一个粗略的职务分析。职务分析的结果仅仅满足能够提供招聘人员的"职位职责"和"任职资格"即可。更为详细的职务分析可以在企业稳定运做一段时间之后进行。
2、职位有变动
当职位的工作内容等因素有所变动时，应该对该职位的变动部分重新进行职务分析。职位变动一般包括位职责变更、职位信息的输入或输出变更、对职位人员任职资格要求变更等等。在职位变更时，要及时进行职务分析，以保证职务分析成果信息的有效性和准确性。要注意的是，在职位变动时，往往并不是一个职位发生改变，而是与之相关联的其他职位也会发生相应的改变。在进行职务分析时，一定要注意上述问题，不能漏掉任何一个职位，否则很可能会使职务分析出现矛盾的结果。
3、企业没有进行过职务分析
有些企业已经存在了很长时间，但由于企业一直没有人力资源部，或者人力资源部人员工作繁忙，所以一直没有进行职务分析。这些企业应该及时进行职务分析。特别是对于新上任的人事经理，有时会发现企业的人事工作一团糟，根本无法理出头绪，这时就应该考虑从职务分析来切入工作。
职务分析的方法
观察法
观察法是指职务分析人员通过对员工正常工作的状态进行观察，获取工作信息，并通过对信息进行比较、分析、汇总等方式，得出职务分析成果的方法。观察法适用于对体力工作者和事务性工作者，如搬运员、操作员、文秘等职位。
由于不同的观察对象的工作周期和工作突发性所有不同。所以观察法具体可分为直接观察法、阶段观察法和工作表演法。
1、直接观察法：
职务分析人员直接对员工工作的全过程进行观察。直接观察适用于工作周期很短的职务。如保洁员，他的工作基本上是以一天为一个周期，职务分析人员可以一整天跟随着保洁员进行直接工作观察。
2、阶段观察法：
有些员工的工作具有较长的周期性，为了能完整的观察到员工的所有工作，必须分阶段进行观察。比如行政文员，她需要在每年年终时筹备企业总结表彰大会。职务分析人员就必须在年终时再对该职务进行观察。有时由于间阶段跨度太长，职务分析工作无法拖延很长时间，这时采用"工作表演法"更为合适。
3、工作表演法：
对于工作周期很长和突发性事件较多的工作比较适合。如保安工作，除了有正常的工作程序以外，还有很多突发事件需要处理，如盘问可疑人员等，职务分析人员可以让保安人员表演盘问的过程，来进行该项工作的观察。
在使用观察法时，职务分析人员应事先准备好观察表格，以便随时进行记录。条件好的企业，可以使用摄象机等设备，将员工的工作内容记录下来，以便进行分析。另外要注意的是，有些观察的工作行为要有代表性，并且尽量不要引起被观察者的注意，更不能干扰被观察者的工作。
1、职务分析调查问卷（PAQ)：
职务分析调查问卷是美国普渡大学（Purdue University）的研究员麦考米克等人研究出一套数量化的工作说明法。虽然它的格式已定，但仍可用之分析许多不同类型的职务。PQA有194个问题，计分为六个部分：资料投入、用脑过程、工作产出、人际关系、工作范围、其他工作特征。
2、阈值特质分析方法(TTA)：
劳普兹(Lopez)等人在1981年设计了"阈值特质分析"（TTA）问卷。特质取向的研究角度是试图确定那些能够预测个体工作成绩出色的个性特点。TTA方法的依据是：具有某种人格特性的个体，如果职务绩效优于不具有该种特制者，并且特质的差异能够通过标准化的心理测验反映出来，那么就可以确定该特质为完成这一工作所需的个体特质之一。
3、职业分析问卷(OAQ)：
美国控制数据经营咨询企业在1985年设计了职业分析问卷，职务进行定量的描述。OAQ是一个包括各种职业的任务、责任、知识技能、能力以及其他个性特点的多项选择问卷。例如，在OAQ中，软件职务被规划分为19中责任、310个任务和105个个性特点。
然而，我们的企中小企业很难利用这些研究成果来进行问卷调查。我们可以根据企业的实际情况，来自制职务分析问卷，这样效果可能会更好些。
面谈法
也称采访法，它是通过职务分析人员与员工面对面的谈话来收集职务信息资料的方法。在面谈之前，职务分析人员应该准备好面谈问题提纲，一般在面谈时能够按照预定的计划进行。面谈法对职务分析人员的语言表达能力和逻辑思维能力有较高的要求。职务分析人员要能够控制住谈话的局面，既要防止谈话跑题，又要使谈话对象能够无所顾及的侃侃而谈。职务分析人员要及时准确的做好谈话记录，并且避免使谈话对象对记录产生顾及。面谈法适合于脑力职务者，如开发人员、设计人员、高层管理人员等。
麦考米克于1979年提出了面谈法的一些标准，它们是：
1、所提问题要和职务分析的目的有关；
2、职务分析人员语言表达要清楚、含义准确；
3、所提问题必须清晰、明确，不能太含蓄；
4、所提问题和谈话内容不能超出被谈话人的知识和信息范围；
5、所提问题和谈话内容不能引起被谈话人的不满，或涉及被谈话人的隐私。
其他方法
1、参与法：
也称职务实践法。顾名思义，就是职务分析人员直接参与到员工的工作中去，扮演员工的工作角色，体会其中的工作信息。参与法适用于专业性不是很强的职务。参与法与观察法、问卷法相比较，获得的信息更加准确。要注意的是，职务分析人员需要真正的参与到工作中去，去体会工作，而不是仅仅模仿一些工作行为。
2、典型事件法：
如果员工太多，或者职位工作内容过于繁杂，应该挑具有代表性的员工和典型的时间进行观察，从而提高职务分析的效率。
3、工作日志法：
是由员工本人自行进行的一种职务分析方法。事先应该由职务分析人员设计好详细的工作日志单，让员工按照要求及时的填写职务内容，从而收集工作信息。需注意的是，工作日志应该随时填写，比如以10分钟、15分钟为一个周期，而不应该在下班前一次性填写，这样是为了保证填写内容的真实性和有效性。工作日志法最大的问题可能是工作日志内容的真实性问题。
4、材料分析法：
如果职务分析人员手头由大量的职务分析资料，比如类似的企业已经做过相应的职务分析，比较适合采用本办法。这种办法最适合于新创办的企业。
5、专家讨论法：
专家讨论法是指请一些相关领的专家或者经验丰富的员工进行讨论，来进行职务分析的一种方法。这种方法适合于发展变化较快，或职位职责还未定型的企业。由于企业没有现成的观察样本，所以只能借助专家的经验来规划未来希望看到的职务状态。
上述这些职务分析方法即可单独使用，也可结合使用。由于每个方法都有自身的优点和缺点，所以每个企业应该根据本企业的具体情况进行选择。最终的目的是一致的：为了得到尽可能的详尽、真实的职务信息。
进行职务分析的常规步骤
对于一个运行稳定的企业来讲，最常用的职务分析方法是问卷调查法和面谈法。下面我们就结合这两种方法具体刊一下进行职务分析的步骤。一般来讲，职务分析可以分为五大阶段：计划阶段、设计阶段、信息收集阶段、信息分析阶段和结果表达阶段。
计划阶段
计划阶段是职务分析的第一阶段。在计划阶段中，应该明确职务分析的目的和意义、方法和步骤；确定职务分析的方法；限定职务分析的范围，并选择具有代表性的职务作为样本；明确职务分析的步骤，制定详细的职务分析实施时间表；编写"职务分析计划"（参看表2--1，“职务分析计划”实例），并行有关人员进行职务分析方面的宣传。在职务计划书得到批准后，即可组建职务分析小组，进入职务分析的设计阶段。
职务分析计划
为了提高企业人力资源管理工作的有效性和可靠性，为了有效的在下季度实施企业招聘计划，同时为了能够圆满完成今年的薪酬政策、激励政策和培训政策的调整工作，使人力资源管理职务适应企业的发展趋势，特计划在2000年3月份对企业某些部门重新进行职务分析，具体计划如下：
一、进行职务分析的职务：
1、行政部行政文员
2、市场部销售经理
3、企业发展部公共关系经理
二、职务分析样本：
出于职务经验、职务完整性及其他相关因素的考虑，计划选取各部门以下员职务为职务分析样本：
1、行政部行政文员张芳
2、市场部销售经理王雨
3、企业发展部公共关系经理程震
三、职务分析方法的选择
由于各样本的职务性质不同，特采用不同的职务分析方法：
1、行政部行政文员：问卷调查法、观察法、参与法相结合
2、市场部销售经理：问卷调查法、面谈法相结合
3、企业发展部公共关系经理：问卷调查法、面谈法、职务表演法相结合
四、职务分析的步骤及时间安排
3月10日：召集相关人员进行座谈，宣传并解释职务分析的目的、意义、作用及注意事项
3月11至3月12日：职务分析小组成员分别进行职务分析设计
3月13日：小组成员对职务分析设计方案进行醒悟讨论和修改
3月14日至3月15日：小组成员分别具体实施职务分析方案，收集职务信息
3月16日：小组成员分别进行职务信息分析
3月17日：小组成员分别编写职务描述和职务资格要求初稿
3月18日：小组成员对信息分析和编写的文件初稿进行相互讨论
3月19日：将职务描述和职务资格要求与相关部门经理进行讨论
3月20日：召集相关人员进行座谈，对职务描述和职务资格要求进行最终定稿
五、职务分析小组构成
组长：张大鹏（常务副总经理）
副组长：王建（人力资源部经理）
成员：赵校庆（人力资源部招聘专员）
刘需才（人力资源部薪酬专员）
设计阶段
在设计阶段要具体设计出具体的职务分析实施内容。
1、问卷调查法
问卷调查法的设计阶段需要编写一份比较详细的"职务分析调查表"。该"职务分析调查表"能够比较全面的反映出该职务的工作内容、工作职责、职务任职资格等内容。表2--2是一份样表。
2、 面谈法
面谈法的设计工作需要形成一个有效和完整的"面谈提纲"，面谈提纲的内容和"职务分析调查表"的内容基本相同。这里列举了一些职务分析面谈时的关键问题，职务分析人员可以根据具体情况，有选择的使用。
表2--3 职务分析面谈问题举例
职务分析面谈问题样本
（1）请问你的姓名、职务名称、职务编号是什么？
（2）请问你在哪个部门工作？请问你的部门经理是谁？你的直接上级是谁？
（3）请问你主要做哪些职务？可以举一些实例。
（4）请你尽可能详细地讲讲你昨天一天的工作内容。
（5）请问你对哪些事情有决策权？哪些事情没有决策权？
（6）请讲讲你在工作中需要接触到哪些人？
（7）请问你需要哪些设备和工具来开展你的职务？其中哪些是常用的？哪些只是偶尔使用？你对目前的设备状况满意吗？
（8）请问你在人事审批权和财务审批权方面有哪些职责？可以举些实例。
（9）请问你任务做好这项职务需要什么样的文化水平？需要哪些知识？需要什么样的心理素质？
（10）如果对一个大专学历层次的新员工进行培训，你认为需要培训多长时间才能正式上岗？
（11）你觉得目前的工作环境如何？是否还需要更好的环境？你希望哪些方面得到改善？
（12）你觉得该工作的价值和意义有多大？
（13）你认为怎么样才能更好的完成工作？
（14）你还有什么要补充的？
（15）你确保你回答的内容都是真实的吗？
信息收集阶段
1、问卷调查法步骤：
（1）事先需征得样本员工直接上级的同意，尽量获取直接上级的支持；
（2）为样本员工提供安静的场所和充裕的时间；
（3）向样本员工讲解职务分析的意义，并说明填写问卷调查表的注意事项；
（4）鼓励样本员工真实客观的填写问卷调查表，不要对表中填写的任何内容产生顾虑；
（5）职务分析人员随时解答样本员工填写问卷时提出的问题；
（6）样本员工填写完毕后，职务分析人员要认真地进行检查，查看是否有漏填、误填地现象；
（7）如果对问卷填写有疑问，职务分析人员应该立即向样本员工进行提问；
（8）问卷填写准确无误后，完成信息收集职务，向样本员工致谢。
2、面谈法步骤：
（1）事先需征得样本员工直接上级的同意，尽量获取直接上级的支持；
（2）在无人打扰的环境中进行面谈；
（3）向样本员工讲解职务分析的意义，并介绍面谈的大体内容；
（4）为了消除样本员工的紧张情绪，职务分析人员可以以轻松地话题开始；
（5）鼓励样本员工真实、客观地回答问题，不必对面谈的内容产生顾及；
（6）职务分析人员按照面谈提纲的顺序，由浅至深地进行提问；
（7）营造轻松的气氛，使样本员工畅所欲言；
（8）注意把握面谈的内容，防止样本员工跑题；
（9）在不影响样本员工谈话的前提下，进行谈话记录；
（10）在面谈结束时，应该让样本员工查看并认可谈话记录；
（11）面谈记录确认无误后，完成信息收集职务，向样本员工致谢。
在信息收集完成之后，要形成调研报告，表2--4为一份调研报告的实例：
表2--4 职务分析调研报告实例
职务分析调研报告实例
时间：2月3日9：30至11：30地点：小会议室
职务分析人员姓名：XXX
被调研职务：开发部经理姓名：XXX
一、部门及你个人做哪些工作？
1、具体开发
2、审查其他开发人员的开发文档
3、安排调研及外出工作
4、召集开部门会议
5、组织技术讨论与学习
6、向行政部申请本部门办公用品
7、系统维护
8、组织整理部门办公环境
9、整顿部门纪律
10、请假审批
11、设备申请预批
12、与部门人员沟通
二、部门现行开发作业流程
1、收到要求调研的信息（来源：（副）总经理、市场部）
2、准备调研计划（包括确定调研时间、地点、调研提纲；第一次调研由市场部进行联系）
3、实施调研
4、整理调研报告
5、出需求规格说明书（要取得用户签字）
6、出概要设计书、详细设计书
如果中标：
7、修改概要设计书、详细设计书
8、编码（产生的技术文档有：开发报告、变更报告、开发总结等）
9、测试及调试（产生的技术文档有：测试报告、软件问题报告等）
10、编写验收报告、使用说明书、维护手册
11、组织验收（小项目：开发部组织；大项目：开发部、市场部联合组织）
12、交工（文档：项目总结）
13、软件维护（由相关开发人员进行）
三、工作中最难解决的问题？
1、文档管理。文档出不齐，给以后开发造成相当大的阻碍
2、上级领导安排的临时任务
3、不必要的维护，浪费时间
4、越权领导
四、最容易职责不明的工作有哪些？
1、光盘管理。
2、上网。
3、小设备的申请及调换。
4、其他部门的幻灯片制作。
五、建议
1、建议由开发部保管光盘；
2、培训只有大批新员工同时到来时进行，个别进入公司的新员工通过具体工作进行培训；
3、建议建立细致的技术人员的考核办法，将考核工作量、工作难度，并与工资挂钩；
4、建议由XXX部负责公司NT服务器的软件管理，硬件管理及SUN服务器的网络管理
信息分析阶段
信息分析阶段是将各种收集信息方法所收集到的信息进行统计、分析、研究、归类的一个过程。在信息分析阶段最好参照企业以前的职务分析资料和同行业同职位其他企业的相关职务分析的资料，以提高信息分析的可靠性。
在信息分析过程中，还可以请求基层管理者提供帮助，确保没有什么疑点。
信息分析阶段，需要分析以下几方面的内容：
基本信息如职务名称、职务编号、所属部门、职务等级等；
工作活动和工作程序，如工作摘要、工作范围、职责范围、工作设备及工具、工作流程、人际交往、管理状态等；
工作环境如工作场所、工作环境的危险、职业病、工作时间、工作环境的舒适程度等；
任职资格如年龄要求、学历要求、工作经验要求、性格要求等；基本素质如学历要求、专长领域、职务经验、接受的培训教育、特殊才能等；
生理素质如体能要求、健康状况、感觉器官的灵敏性等；综合素质如语言表达能力、合作能力、进取心、职业道德素质、人际交往能力、团队合作能力、性格、气质、兴趣等。
结果表达阶段
结果表达阶段的主要是编写职务描述和职务资格要求。具体的职务如下：
（1）职务分析人员编写职务描述和职务资格要求初稿；
（2）与样本员工、样本员工上级、企业管理顾问等人员讨论职务描述和职务资格要求的具体内容；
（3）确定试行稿；
（4）试行期使用无误后，确定为正式文件。
如何编写职务描述和职务资格要求
职务描述的编写
职务描述的编写依据的是职务分析的成果。"职务描述"文件中一般包括基本信息、工作活动和工作程序、工作环境、任职资格、其他事项等方面的信息。 表2--5是一个"招聘专员"的职务描述。
职务名称：招聘专员
所属部门：人力资源部
直接上级职务：人力资源部经理
职务代码：XL--HR--021
工资等级：9-----13
工作目的：为企业招聘优秀、适合的人才。
工作要点：
1、制定和执行企业的招聘计划
2、制定、完善和监督执行企业的招聘制度
3、安排应聘人员的面试工作
工作要求：认真负责、有计划性、热情周到
工作责任： 1、根据企业发展情况，提出人员招聘计划；
2、执行企业招聘计划；
3、制定、完善和监督执行企业的招聘制度；
4、制定面试工作流程；
5、安排应聘人员的面试工作；
6、应聘人员材料管理；
7、应聘人员材料、证件的鉴别；
8、负责建立企业人才库；
9.完成直属上司交办的所有工作任务。
衡量标准：
1、上交的报表和报告的时效性和建设性；
2、工作档案的完整性;
3、应聘人员材料的完整性
工作难点：如何提供详尽的工作报告。
工作禁忌：工作粗心，留有首尾，不能有效的向应聘者介绍企业的情况。
职业发展道路：招聘经理、人力资源部经理。